Što trebate znati o hijerarhiji administrativnog naziva posla

Hijerarhija naziva administrativnog posla

govor zaposlenika mjeseca

Razumijete li administrativnu hijerarhiju naziva posla?



Čak i ljudima koji su godinama u administrativnom području njegova složena mreža naziva radnih mjesta, organizacijskih struktura i različitih odgovornosti ponekad može biti zbunjujuća. Iskusni administratori mogu se pitati kao što su:

  • Koje različite stvari obično rade upravni službenici i upravni nadzornici? (Službenici obično upravljaju procesima, dok supervizori upravljaju procesima, ali i drugi zaposlenici.)
  • Koja je razlika između Administrator ureda i upravitelj ureda ?
  • Je li izvršni administrator izvršni administrator ili netko tko upravlja izvršnim direktorima? (Oni obično administriraju rukovoditelje.)

(- Završite više s tim Asistent - prvi besplatni tjedni bilten koji pomoćnici izrađuju za pomoćnike.)

Pitanja se nastavljaju i nastavljaju. Na kraju, tajanstvena shema administrativnih naziva poslova mogla bi dovesti profesionalce do pitanja gdje se njihovi vlastiti naslovi uklapaju u cjelokupni krajolik. Slična bi dilema mogla zbuniti lovce na posao koji se pitaju koje administrativne nazive poslova trebaju ciljati u svojim pretragama karijere.



Zbunjen oko administrativne hijerarhije naziva posla

Pojasnimo administrativnu hijerarhiju naziva posla! Ovdje je sve što trebate znati da biste razumjeli različite razine administratorskih naslova i također protumačili što naslovi znače.

Napomena prije nego što započnemo: Naslovi poslova, odgovornosti i očekivanja koja pokrivamo u nastavku mogu se pojaviti na više razina. Na primjer, Office Manager mogao bi biti početna pozicija u jednoj tvrtki i pozicija visoke razine u drugoj tvrtki koja ima zahtjevnije uredske potrebe. Uz to, imajte na umu da ovaj popis pokriva mnoge, ali zasigurno ne sve administrativne nazive poslova s ​​kojima ćete se susresti.



Administratorska zvanja na početnoj razini

Administrativni nazivi radnih mjesta na početnoj razini

  • Koordinator ureda
  • Uredski službenik, administrator ureda
  • Uredski pomoćnik
  • Upravitelj ureda
  • Činovnica
  • Pomoćnik na recepciji
  • Službenik za unos podataka
  • Stručnjak za unos podataka
  • Koordinator odjela
  • Upravni koordinator
  • Administrativni asistent
  • Asistent za administrativne usluge
  • Administrativna pomoć
  • Upravni suradnik
  • Administrator
  • Mlađi administrativni asistent
  • Administrator događaja
  • Recepcionar
  • Službenik spisa
  • Osobni pomoćnik

Odgovornosti za posao administratora početne razine

Administratori početne razine obično rade pomalo sve. Mogli bi imati jedan polagani dan organiziranja datoteka i pripreme dokumenata, a zatim sljedeći dan doći na posao i pronaći pretinac s raznolikim zahtjevima članova osoblja širom ureda.

Zaposlenici traže od svojih administratora bilo kakvu vrstu podrške koja im je potrebna u bilo kojem trenutku. Ljudi na tim radnim mjestima dovršavaju sve zadatke po uredu, pomažući zaposlenicima da rade najbolje što mogu i održavajući ured što kvalitetnijim radom.

Bilo koji administrator početne razine vjerojatno će se naći:

  • Upravljanje uredskom komunikacijom - usmjeravanje organizacijskih telefonskih poziva, e-pošte i tradicionalne pošte
  • Održavanje uredskih usluga, uključujući IT resurse i uređaje (To uključuje postavljanje tehničkih pitanja i zahtjeva za uslugom.)
  • Suradnja između odjela za pomoć u planiranju događaja i inicijativa
  • Koordiniranje planova putovanja, izrada itinerera i dovršavanje rezervacija
  • Zakazivanje i upravljanje kalendarima
  • Održavanje popisa kontakata
  • Zadržavanje ureda sustav arhiviranja u redu
  • Zastupanje uredskih interesa u odnosima s vanjskim suradnicima, uključujući dobavljače, savjetnike i klijente
  • Izrada računa
  • Praćenje i naručivanje uredskog materijala
  • Pružanje uredske grickalice i druge pogodnosti
  • Pružanje potrebne podrške direktorima, menadžerima i rukovoditeljima
  • Organiziranje zajedničkih uredskih prostora
  • Rukovanje dolaznim i odlaznim paketima i poštom

Da bi se adekvatno bavili tim raznolikim popisom odgovornosti, od administratora početne razine obično se očekuje da:

  • Prepoznajte i odgovorite na potencijalne probleme
  • Poduzmite inicijativu za neovisno i kreativno rješavanje problema (da bi bili što učinkovitiji, početni administratori moraju biti sposobni donositi odluke i rješavati probleme bez potrebe za bilo kim drugim.)
  • Učinkovito i s poštovanjem komunicirajte s unutarnjim i vanjskim dionicima u različitim formatima
  • Strateški upravljati vremenom
  • Multitaskirajte i brzo prebacujte zadatke da biste izvršili razne muške dužnosti ne dopuštajući da išta padne kroz pukotine
  • Organizirajte i obrađujte informacije, istovremeno prateći fizičke predmete i projekte kako biste povećali produktivnost
  • Održavajte prisebnost kad stvari krenu po zlu
  • Budite hitni i pripremljeni u svakom trenutku
  • Zapamtite ključne pojedinosti jer više ljudi tijekom dana usmeno, ručno piše i šalje e-poštom
  • Radite brzo, ali precizno

Naslovi administrativnih poslova srednje razine

Naslovi administrativnih poslova srednje razine

  • Administrativni asistent
  • Upravitelj ureda
  • Izvršni asistent
  • operacijski menadžer
  • Voditelj administrativnih usluga
  • Upravitelj administrativne podrške
  • Specijalist za administrativnu potporu
  • Administrator događaja
  • Osobni pomoćnik
  • Administrator usluge
  • Koordinator putovanja
  • Administrativni stručnjak
  • Izvršni administrativni asistent
  • Izvršni tajnik
  • Poslovni manager
  • Poslovni administrator
  • Upravitelj objekata
  • Upravni tehničar
  • Pomoćnik osoblja
  • Planer
  • Pomoćnik jedinice

Odgovornosti za posao administratora srednje razine

Poput administratora početne razine, i oni srednje razine rade pomalo sve. (Što možemo reći; čini se da je to zaštitno obilježje administrativnog područja.) Međutim, za razliku administratori početne razine, administratori srednje razine obično rade nešto manje, ali daleko više specijaliziranih zadataka, poput rukovanja platnim spiskom. Administratori srednje razine također će se često pozivati ​​da sudjeluju u velikim projektima poduzeća vođenih misijom, uključujući inicijative za kulturu tvrtke, programe nagrađivanja zaposlenika i strateške rebrandinge.

Uz to, nakon što administratori prijeđu s početne na srednju razinu, stvorit će dovoljno iskustva da osmisle i implementiraju vlastite politike za poboljšanje poslovanja tvrtke.

Bilo koji srednji administrator vjerojatno će se naći:

  • Provođenje uredskih politika i strategijsko poboljšanje postojećih procesa
  • Razvijanje inicijativa povezanih s kulturom tvrtke i wellnessom zaposlenika
  • Provođenje kritičnih sigurnosnih postupaka, uključujući uspostavljanje planova evakuacije, izvođenje vježbi i postavljanje sigurnosti zgrade
  • Rukovanje platnim spiskom
  • Planiranje poboljšanja dizajna i rasporeda ureda
  • Ukrcavanje i ukrcavanje novih zaposlenika
  • Upravljanje operativnim zadacima, uključujući rukovanje pogodnostima za nagrade zaposlenika, parkiranje i održavanje zgrada
  • Izravna pomoć rukovoditeljima
  • Planiranje događaja i sastanaka
  • Koordiniranje putovanja
  • Zakazivanje i upravljanje kalendarima
  • Izrada izvještaja i ponekad njihovo predstavljanje
  • Nadzor nad ostalim članovima pomoćnog osoblja u uredu
  • Vođenje knjiga i evidencija
  • Posjedovanje procesa fakturiranja
  • Utvrđivanje informacijske organizacije i arhitekture tvrtke
  • Redovito povezivanje s klijentima, dobavljačima, upravom zgrade i zaposlenicima
  • Izvođenje velikih uredskih projekata, poput obnove, instalacija i inicijativa za dizajn ureda
  • Upravljanje uredskim proračunom i financijskom administracijom, od rješavanja troškova do provedbe procesa
  • Pregovaranje i praćenje ugovora
  • Saslušanje (i rješavanje problema povezanih s) žalbi
  • Rješavanje sukoba zaposlenika

Multitasking administrativni asistent

Da bi se adekvatno nosili s tim raznolikim popisom odgovornosti, obično se od srednjih administratora očekuje da:

  • Neovisno razvijati održiva rješenja problema čim se pojave
  • Iskoristite sve alati zanata poboljšati i ojačati procese
  • Razmišljajte strateški i pružite rukovoditeljima zvučne smjernice velike slike
  • Graciozno se nosite s pritiskom kako biste i dalje bili stalno pouzdan resurs za upravljanje
  • Dajte prioritet radu na načine koji su usklađeni s misijom tvrtke
  • Uvijek koristite diskreciju da biste bili pouzdani čuvar povjerljivih podataka
  • Učinkovito prenosite poruke različitoj publici u različitim formatima
  • Pregovarajte i povezujte se da biste izgradili korisne i ispunjavajuće veze
  • Iskoristite emocionalnu inteligenciju za skladan i učinkovit rad s drugima
  • Primijenite analitičke vještine za informiranje o ključnim poslovnim odlukama
  • Razumjeti i protumačiti složene informacije povezane sa apstraktnim (odnosi) i tehničkim (upravljanje zalihama) uredskim odgovornostima
  • Prilagodite se promjenjivim zahtjevima i odgovornostima
  • Vodite druge i delegirajte zadatke
  • Vodite projekte i tijekove rada od pokretanja do završetka
  • Uhvatite detalje i velike i male
  • Slušajte, potičite i povremeno pružajte 'terapiju' na radnom mjestu

(- Završite više s tim Asistent - prvi besplatni tjedni bilten koji pomoćnici izrađuju za pomoćnike.)

Upravna zvanja na visokoj razini

Administrativni asistent na visokoj razini

  • Upravitelj ureda
  • Izvršni asistent
  • Viši izvršni asistent
  • Viši osobni asistent
  • Glavni upravni direktor
  • Ravnatelj uprave
  • Direktorica administrativnih usluga
  • Šef odjela
  • Direktor operacija
  • Viši recepcionar
  • Veza sa zajednicom
  • Šef sreće
  • Glavni ljudi

Odgovornosti za posao administratora na visokoj razini

Kao i drugi administratori, administratori visoke razine to sve rade s vremena na vrijeme. Međutim, na pozicijama na visokoj razini, fokus koji smo počeli vidjeti na srednjoj razini postaje još dublji. Administratori na visokoj razini obično provode više vremena radeći s određenim rukovoditeljima ili radeći na poslovnim procesima. Iskusni administratori provest će većinu svog vremena osiguravajući uspjeh svog fokusnog područja i mnogo manje vremena rješavajući dijelove, manje hitne slučajeve i druge administrativne zadatke malog opsega.

Bilo koji administrator visoke razine vjerojatno će se naći:

  • Služeći kao glavni suradnik u uredu
  • Biti jedina veza različitih uredskih timova tijekom razvoja i izvršavanja inicijativa, politika i procesa u cijeloj tvrtki
  • Omogućavanje, pa čak i vođenje novih poslovnih inicijativa i strateških projekata
  • Savjetovanje za poboljšanje operacija i tijekova rada za cijele odjele
  • Obavljanje različitih strateških funkcija ljudskih resursa povezanih s zapošljavanjem, zadržavanjem zaposlenika i razvojem politike
  • Upravljanje ostalim šefovima odjela i rukovoditeljima
  • Određivanje kako najbolje iskoristiti resurse tvrtke
  • Obavještavanje dionika tvrtke o ključnim ažuriranjima i razvojima
  • Upravljanje i vođenje cijelog tima za administrativnu podršku, a često i drugih timova
  • Postavljanje ciljeva za cijelu tvrtku i pojedinačne timove
  • Nadgledanje svih stvari vezanih uz svakodnevne operacije
  • Traženje mogućnosti za poslovni razvoj
  • Održavanje ključnih vanjskih strateških poslovnih odnosa
  • Služeći kao zamjenik u ključnim rukovoditeljima i preuzimajući bezbroj odgovornosti u okviru te funkcije

Da bi se adekvatno nosili s tim raznolikim popisom odgovornosti, obično se od srednjih administratora očekuje da:

  • Imati dugogodišnje iskustvo i dokazane uspjehe u administrativnom ili upravljačkom svojstvu
  • Pokažite vještine strateškog i kritičkog mišljenja koje se nadmašuju s rukovoditeljima kojima služe
  • Posjedovati natprirodno oko za detalje; ti se ljudi sjećaju svačijeg imena, svakog datuma dospijeća i svake ključne točke o politikama i procesima
  • Komunicirajte sa svima i svima kako biste postigli rezultate
  • Manipulirajte njihovim vremenom dok se ne učini kao da imaju više sati u danu
  • Pokažite predanost misiji tvrtke na razini investitora
  • Imajte smisla za poboljšanje procesa i upravljanje tijekovima rada na način koji promiče učinkovitost i dobru volju
  • Budite dobro voljeni i poštovani od strane zaposlenika na svim razinama i u svim odjelima
  • Preuzmite vlasništvo nad svim ishodima, čak i onima koji se izravno ne dotiču svakodnevnog posla

(- Završite više s tim Asistent - prvi besplatni tjedni bilten koji pomoćnici izrađuju za pomoćnike.)

Ako ste u administrativnom polju (pogotovo ako pregledavate poslove), sigurni smo da ste naišli na pošten udio administrativnih poslova. Voljeli bismo vaše podatke o hijerarhiji administrativnog naziva posla. Javite nam koje smo naslove propustili i podijelite svoje uvide u nastavku!

Posebno hvala O * NET OnLine , sponzorirano od američkog Ministarstva rada, zbog čuvanja nevjerojatne baze podataka o zaposlenju.