Jedini predložak priručnika za uredske postupke koji će vam ikad trebati

Priručnik za uredske postupke

Ako imate uredske procedure koje trebate dokumentirati, tada biste vjerojatno mogli koristiti predložak priručnika za uredske procedure. Predlošci vam olakšavaju život, pružajući vam solidnu polaznu točku i pomažući da ne izostavite nijednu ključnu informaciju.



Zašto biste uopće trebali dokumentirati uredske postupke? Drugim riječima, zašto trebate izraditi priručnik za uredske procedure?

Pro-savjet: Ako ste zaposlenik na daljinu ili ste dio tima s udaljenim radnicima koji traže učinkovit način da ostanete povezani, preporučujemo da provjerite Nextiva . Savršeno dizajnirana za modernu raspoređenu radnu snagu, Nextiva tehnologija Voice over Internet Protocol (VoIP) omogućuje vašim zaposlenicima jasne pozive s bilo kojeg mjesta pomoću računala ili telefona.

Izvrsno pitanje. Zdrav razum sugerira da su priručnici za procedure općenito dobra ideja, ali postoji i nekoliko specifičnih prednosti izrade priručnika za uredske procedure:



virtualna igra s prijateljima
  • Ako idete na godišnji odmor, tada se svatko može poslužiti priručnikom kako bi obavio svoje ključne zadatke. Priručnik pomaže vašim samostalnim radnjama da rade ono što treba, a donosi vam i mir, jer ćete znati da je vaš rad pokriven i također pravilno pokriven; vi ste ipak napisali priručnik!
  • Ako trebate ukrcati novog zaposlenika, možete novom regrutu dostaviti kopije priručnika. Moći ćete lako objasniti sve procese i postupke kako novi zaposlenik slijedi, jer će sve biti jasno istaknuto u priručniku.
  • Ako rukovodstvu trebate objasniti svoje dužnosti i procese, imat ćete dobro dokumentirani prikaz svih svojih ključnih procesa i zadataka na dohvat ruke.
  • Ako ikada napustite svoj trenutni posao, tada nećete morati klizati kako biste zabilježili sve svoje procese prije nego što odete. Također će biti od koristi vašoj zamjeni i tvrtki u cjelini ako imate referentni priručnik koji nije sastavljen u žurbi.

SN_SwagBox_banner

Predlošci i savjeti u nastavku pomažu upraviteljima ureda i izvršnim asistentima da dokumentiraju i podijele svoje iskušane i istinite radne procese.

(PS - Pridružite se jednoj od naših privatnih FB grupa isključivo za Izvršni pomoćnici ili Voditelji ureda . To je zajednicaza povezivanje, suradnju i dijeljenje savjeta o tome kako prevladati širok spektar izazova s ​​kojima se suočavaš u svojoj ulozi.)



Priručnik za uredske procedure Najbolje prakse

Ovdje je sve što je potrebno za stvaranje učinkovitog predloška priručnika za uredske postupke.

Priručnik za uredske procedure Najbolje prakse

vježbajte sjedeći za stolom
  1. S tartirajte svoj priručnik s konturama. Prema Patriciji Robb , autor knjige Smijati se do posla: Blog o preživljavanju za današnjeg administrativnog asistenta , „Trebate rasporediti svoje dužnosti u logičnom obliku u sadržaju kako biste iscrtali način na koji želite smjestiti svaku stavku. Nakon što popunite sadržaj, možete se vratiti i popuniti detalje. '
  2. Koristite svoj opis posla i svu dokumentaciju iz nedavnih pregleda kako biste izvukli svoje osnovne odgovornosti. Vaš bi priručnik trebao detaljno opisivati ​​kako obavljati svaku od ovih temeljnih odgovornosti.
  3. Odvojite sve politike koje trebate dokumentirati od svih postupaka koje trebate dokumentirati. Prema Most usklađenosti , 'Politika definira skup pravila poput ponašanja na radnom mjestu, dok postupak definira korake koje biste trebali poduzeti da biste ušli u službu novog zaposlenika.' Kada želite da netko zna zašto nešto radite, stvorite i zabilježite politiku. Kada želite da netko zna kako nešto poduzeti, stvorite i zabilježite postupak.
  4. Napišite priručnik jasnim i jezgrovitim jezikom. Priručnik za tajnoviti postupak gotovo je beskoristan. Evo nove uredske poslovice za vas: Priručnik za postupke koji nitko ne može razumjeti neće nikome dobro doći.
  5. Uključite naslove i točke. Pored pisanja postupaka na jasnom jeziku, važne teme i dijelove za uzimanje koristite i podebljanim zaglavljima, tačkama, tablicama i drugim vizualni elementi koji razbijaju blokove teksta. To pomaže svima da pregledaju priručnik i preskoče na odgovarajuće odjeljke.
  6. Uključite podatke za kontakt osobe koja je vlasnik postupka , vjerojatno sami. To pomaže svima koji koriste priručnik da znaju kome se trebaju obratiti ako imaju pitanja.
  7. Potvrdite priručnik. Neka netko tko nema pojma što radite pročita priručnik. Nakon što je vaš suradnik pročitao priručnik, zamolite ga da vas provede kroz reprodukciju onoga što bi učinio u bilo kojem danu. Ako se pipka, onda je vjerojatno greška u ručnom pisanju ili strukturi.
  8. Neka priručnik bude PDF za pretraživanje. To omogućava ljudima pretragu mnogo sofisticiranije nego što mogu postići koristeći samo očne jabučice kako bi preletjeli vaše metke i naslove, bez obzira na to koliko su dobro organizirani.
  9. Uključite datum izrade priručnika kao i datum zadnjeg ažuriranja. To će korisnicima pomoći da potvrde da dobivaju trenutačne informacije.
  10. Pružite fleksibilnost i mogućnosti za svaki postupak. Prema jedan vodič za pisanje politika , „Kad je to moguće, postupci bi trebali nuditi korisničke mogućnosti. Nepotrebno restriktivni postupci mogu ograničiti njihovu korisnost. ' U nekim slučajevima ljudi koji koriste priručnik jednostavno će 'popunjavati' i možda neće biti odlučno posvećeni poštivanju pravila T. Ako naiđu na nešto što im se stvarno ne sviđa, možda jednostavno neće to.
  11. Izbjegavajte uključujući informacije to bi uskoro moglo zastarjeti. Na primjer, ako postupak uključuje suradnju s nekim u tvrtki, tada možete jednostavno upotrijebiti naslov radnog mjesta umjesto imena osobe. Kad ljudi napuste tvrtku, priručnik će ostati koristan.
  12. Uključite kontekst kad je to potrebno. Definirajte sve pojmove koji se mogu činiti žargonima specifični za vašu poziciju ili pojasnite postupke koji mogu zahtijevati razumijevanje određenog konteksta. Na primjer, godišnje izvješće tvrtke možete nazvati 'Godišnje'. Obavezno ga nazovite „godišnjim izvješćem tvrtke“ ako ga spominjete u bilo kojem postupku. Ako netko pregledava postupak, može podcijeniti važnost 'godišnjeg' i krenuti prečicama ako ne zna točno o čemu se radi.
  13. Stvorite plan ažuriranja i kalendar. Priručnik za uredske procedure nije statičan dokument i svako toliko će ga trebati revitalizirati. Morat ćete se pobrinuti za to da bi bio u ispravnom stanju.
  14. Uključite organizacijske sheme odjela i položaje u vašoj tvrtki kako biste bili sigurni da ručni čitači mogu spojiti točke.
  15. Organizirajte postupke i zadatke prema učestalosti. Jasno objasnite je li postupak jednokratni ili ponavljajući dnevni, tjedni, mjesečni ili godišnji zadatak.
  16. Uključite koliko vremena će vjerojatno potrajati za svaki postupak. To će upravljati očekivanjima korisnika i pomoći će im da učinkovito rasporede svoje vrijeme.
  17. Patricia Robb također preporučuje uključivanje kontrolnih popisa kako bi korisnici priručnika bili sigurni da pokrivaju sve kritične postupke.

Predlošci priručnika za uredske procedure

Rad na predlošku priručnika za uredske procedure

Koristite ovaj predložak onoliko puta koliko vam je potrebno da pokrijete sve svoje osnovne dužnosti.

Uključite podatke u nastavku da biste u svom priručniku s procedurama opisali postupke za jedan zadatak.

  • Zadatak:
  • Potrebno vrijeme:
  • Uključeni odjeli:
  • Uključena radna mjesta:
  • Zašto to radimo:
  • Kada to učinimo:
    • Dnevno:
    • Tjedni:
    • Mjesečno:
    • Godišnje:
  • Kako to radimo:
    • Korak 1:
    • Korak 2:
    • Korak 3:
    • Korak 4:
    • Korak 5:
  • Ključni rezultat / oznaka završetka:

Primjeri priručnika za uredske procedure

Predložak za uredske procedure

Vaš priručnik za uredske postupke vjerojatno će se sastojati od niza zadataka, od kojih su neki povezani, a drugi potpuno odvojeni. Očito, grupirajte zadatke povezane. Uključite crte ili dijagrame toka koji označavaju vezu između zadataka.

vrhunske zdravstvene i fitnes tvrtke

Primjer 1:

  • Zadatak: Uzeti inventar uredska snack stanica
  • Potrebno vrijeme: Otprilike 15 minuta
  • Uključeni odjeli: N / A; svi uživaju u grickalicama, ali Office Manager je jedina osoba odgovorna za naručivanje grickalica i inventarizaciju
  • Uključena radna mjesta: N / A; ovo je solo svirka
  • Zašto to radimo: Svakako da količine naših grickalica odražavaju stvarne želje i potrošnju u uredu.
  • Kada to učinimo:
    • Dnevno: Dva puta, prva stvar ujutro i zadnja večer.
  • Kako to radimo:
    • Korak 1: Broji grickalice.
    • Korak 2: Zabilježite ukupne količine.
    • Korak 3: Zabilježite količine svakog pojedinog međuobroka.
    • Korak 4: Tijekom posjeta kraju dana, u skladu s tim napunite grickalice.
    • Korak 5: Pošaljite sve narudžbe po potrebi.
  • Ključni rezultat / oznaka završetka: Preopskrbljena snack stanica.

SN_SwagBox_banner

Rezervacija putovanja

Primjer 2:

igre razbijanja leda za team building
  • Zadatak: Kreirajte plan puta za sastanak odbora izvršnog rukovodstva
  • Potrebno vrijeme: 30 minuta
  • Uključeni odjeli: N / A; vođe iz svih odjela uključeni su u odbor, ali izrada itinerara uključuje samo administrativni tim.
  • Uključena radna mjesta: Izvršni pomoćnici svakog glavnog šefa odjela trebat će dodati stavke itinerara, a također pregledati i potpisati konačni plan puta.
  • Zašto to radimo: Plan puta je presudan za uspjeh svakog sastanka odbora izvršnog rukovodstva. Vođe itinerar shvaćaju ozbiljno i koriste ga za planiranje točaka razgovora, prezentacija i još mnogo toga.
  • Kada to učinimo:
    • Dnevno: Iako se sastanak događa samo jednom tjedno, postupak planiranja puta obuhvaća nekoliko dana i započinje mnogo prije dana prije sastanka. Svaki dan napravite nekoliko predmeta kako bi postupak izrade itinerera bio što brži i lakši.
  • Kako to radimo:
    • Korak 1: Pošaljite e-poštu izvršnim pomoćnicima drugih odjela da biste dobili bodove o putovanju.
    • Korak 2: Stvorite prvi nacrt plana puta koristeći podatke drugih EA-a.
    • Korak 3: Pošaljite nacrt plana puta drugim EA-ima na pregled i odobrenje.
    • Korak 4: Integrirajte povratne informacije i ispolirajte konačni plan puta.
    • Korak 5: Pošaljite plan putovanja svim sudionicima sastanka.
  • Ključni rezultat / oznaka završetka: Plan puta distribuira se svim sudionicima sastanka najmanje jedan dan prije sastanka (u utorak).

Poslovno putovanje

Primjer 3:

  • Zadatak: Izradite plan poslovnog putovanja izvršne osobe.
  • Potrebno vrijeme: 1-2 sata
  • Uključeni odjeli: N / A
  • Uključena radna mjesta: N / A
  • Zašto to radimo: Itinerariji su ključni za uspjeh planova poslovnog putovanja izvršne osobe.
  • Kada to učinimo:
    • Po potrebi: Znat ćete da je potrebno izraditi putni plan kada izvršni direktor ima putovanje.
  • Kako to radimo:
  • Ključni rezultat / oznaka završetka: Executive ima plan putovanja najmanje tjedan dana prije datuma polaska.

Jeste li ikad stvorili priručnik za uredske procedure? Koji su vas savjeti, trikovi i najbolji postupci držali na dobrom putu? Podijelite svoja iskustva u komentarima u nastavku.

(PS - Pridružite se jednoj od naših privatnih FB grupa isključivo za Izvršni pomoćnici ili Voditelji ureda . To je zajednicaza povezivanje, suradnju i dijeljenje savjeta o tome kako prevladati širok spektar izazova s ​​kojima se suočavaš u svojoj ulozi.)

Resursi ureda Kako:

36 ideja za uređenje ureda za nadahnuće najboljeg rada vašeg tima

25 epskih ideja za uredske zabave zbog kojih će svi zujati tjednima

19 ideja organizacije Kickass Office za maksimalnu produktivnost

25 ideja kreativnog uredskog oglasnog odbora koje se zapravo čitaju

101 zabavne uredske igre i aktivnosti koje posao čine izvanrednim

15 kreativnih ideja za uredski izgled koji ljude uzbuđuju

7 zabavnih ideja za rođendan u uredu koje su jednostavne poput pita

Kalendar događaja na radnom mjestu: uredski događaji za svaki dio godine

Dali smo uredskim kućnim ljubimcima slobodnu uzdu na radnom mjestu - evo kako je naš ured postao bolji

Planirate preseljenje u ured? Evo što trebate znati

Kako unijeti autentičnu pokretačku vibraciju u bilo koji ured

Konačni vodič o tome kako organizirati sustav uredskog arhiviranja

18 ideja za blagdanske zabave koje su velika zabava za male tvrtke

Kako vaš sljedeći izlazak iz tvrtke učiniti nezaboravnim

Jedini kontrolni popis za planiranje korporativnih događaja koji će vam ikad trebati

Suvremeni vodič za (odgovorno) pijenje na poslu

7 kreativnih načina za objavljivanje nezaboravnih najava novih zaposlenika

21 Urnebesna zezancija u uredu koja vas (nadamo se) neće otpustiti

17 Ideje tvrtke Swag Zaposlenici stvarno žele

Vaš A-Z Cheat Sheet za odabir najbolje usluge konferencijskog poziva

Cjelovit vodič za uspješno glasilo tvrtke [s predlošcima]

Kako organizirati povlačenje tvrtke zbog koje će svi oduševiti