Jedini kontrolni popis za planiranje korporativnih događaja koji će vam ikad trebati

poklon-vrećice-za-korporativni događaj
Rijetki zadaci imaju toliko pokretnih dijelova kao planiranje korporativnih događaja.

Od zaključavanja datuma do koordiniranja putovanja, čini se da se vaše radnje svakodnevno množe. Nemojte se osjećati prezadovoljno - vi ste to dobili, a mi smo vam vratili leđa!



Uklonite nagađanja, paniku i kaos iz planiranja događaja i zakucajte sve detalje pomoću ovog neophodnog kontrolnog popisa za planiranje korporativnih događaja. Ovaj vam kontrolni popis pomaže da budete sigurni da radite sve što trebate i oslobađa vam dio prostora za usredotočenost na sve zabavni detalji to će vaš događaj učiniti nezaboravnim.

Preuzmite ovaj kontrolni popis za planiranje korporativnih događaja>

Što učiniti 24-18 mjeseci prije vašeg događaja:

1. Istražite potencijalne gradove

grad-za-korporativni-događaj



Čimbenici koje treba uzeti u obzir:

  • Obližnje zračne luke
  • Povoljan javni prijevoz
  • Broj dostupnih kvalitetnih mjesta (kasnije ćete željeti imati na raspolaganju mnoštvo dostupnih mjesta.)
  • Vrijeme
  • Udaljenost od većine polaznika cilja
  • Sukobi s događajima širom grada (ako godišnji maraton zatvori glavne gradske ceste tijekom vremenskog okvira događaja, možda biste željeli odabrati drugi grad.)
  • Prohodnost
  • Sigurnost
  • Promet
  • Besplatne atrakcije
  • Dostupnost leta i cijena (upotrijebite Google letove za brzo skeniranje cijena karata za grad tijekom vašeg vremenskog okvira. Jesu li cijene već u nebu? Ako jesu, razmislite o potrazi negdje drugdje kako biste povećali posjećenost.)

Savjeti i trikovi:

  • Prije nego što se previše upuštate u istraživanje, uštedite vrijeme sužavanjem pretraživanja do svojih prvih pet gradova.
  • Istražite ličnosti gradova. Praktični detalji omogućuju vaš događaj, ali trebali biste istražiti i značajne značajke, elemente koji gradovima daju osobnost. Koristite praktične alate poput Uočili mještani , Ću naći , Izvan mreže , i Pauza da se malo zabave.

2. Odaberite jedan grad

Kriteriji odluke:



  • Budući da ste već proveli tonu istraživanja, jednostavno morate odabrati oko 5 čimbenika istraživanja koji su najvažniji za vaš događaj. Iako se svaki događaj može razlikovati, neki univerzalno važni čimbenici uključuju:
    • Gradska osobnost (odgovara li kulturi vaše tvrtke?)
    • Dostupna mjesta (Jeste li pronašli obećavajući izbor u gradu? Čak i najbolji grad ne može nadoknaditi mjesto manjeg nivoa.)
    • Dostupan prijevoz
    • Udaljenost putovanja
    • Trošak leta

Savjeti i trikovi:

vježbe za izlazak s posla
  • Ispitajte nekoliko ključnih dionika kako biste shvatili njihove misli. Vaši suradnici možda imaju uvide o kojima nikada niste ni razmišljali. Na primjer, netko vam može reći da je grad fakultetski grad u kojem je bilo koju noć u tjednu nemoguće pronaći dostupan bar ili restoran.

3. Mjesta za istraživanje u vašem gradu

nalaz-mjesto-za-korporativni događaj

Čimbenici koje treba uzeti u obzir :

  • Raspored i veličine soba (drže li prostori ugodno sve očekivane polaznike?)
  • Hoteli na pješačku udaljenost - ako mjesto događaja nije hotel
  • Izgledajte i osjećajte se (Pregledajte slike mjesta. Koristite njihove službene web stranice, ali također pretražite na Google slikama kako biste osigurali istinsku reprezentaciju.)
  • Restorani i kafići na pješačkoj udaljenosti
  • Recenzije kupaca (Provjerite Yelp ako ništa nije objavljeno na službenoj web stranici.)
  • Parkiralište
  • Usluge koje se nude unutar kuće, uključujući ugostiteljstvo, audiovizualne usluge, konobare, usluge čišćenja itd.
  • Pravila vanjskih dobavljača (ovo je važno ako mjesto nudi malo usluga u kući.)
  • Osiguranje
  • Pristupačnost

Savjeti i trikovi:

  • Provjerite imaju li mjesta događaja portfelje događaja. Kakve događaje prikazuju? Najbolje je odabrati mjesto koje ima stručnost u vrsti događaja koji planirate; osoblje će znati vježbu, predvidjeti vaše potrebe i pomoći će vam u rješavanju problema kada stvari krenu po zlu.
  • Rade li mjesta vjenčanja? Ako je tako, njihove bi stope mogle biti veće.
  • Možete li zamisliti događaj koji predviđate kako se događa na mjestu događaja?

4. Odaberite svoja 3-4 najbolja mjesta

Kriteriji odluke:

  • Odaberite oko 5 čimbenika istraživanja koji su najvažniji za vaš događaj. Iako se svaki događaj može razlikovati, neki univerzalno važni čimbenici uključuju:
    • Izgled i dojam - osobnost mjesta
    • Raspored i veličine dostupnih soba
    • Usluge koje se nude u kući
    • Izvan pravila dobavljača
    • Hoteli na pješačkoj udaljenosti

Savjeti i trikovi:

  • Koristiti Google Maps napraviti pogled ulice oko izbora mjesta održavanja kako biste stekli osjećaj ne samo za vaša mjesta, već i za okolna područja.

5. Kontaktirajte mjesta za dostavu prijedloga

Savjeti i trikovi:

  • Vodite proračunsku tablicu s kime ste kontaktirali, kada ste se obratili i kako ste stupili u kontakt. Na primjer, jeste li ispunili mrežni obrazac, poslali e-poštu ili telefonirali? Ova proračunska tablica pomoći će vam da zadržite svoj doseg protok organiziran, a vaši podaci ravnopravni, a bit će vam od velike pomoći ako trebate s bilo kim stupiti u kontakt.

6. Usporedite prijedloge s proračunom

Savjeti i trikovi:

  • Dok pregledavate prijedloge mjesta, pripazite na troškove koje biste mogli smanjiti. Na primjer, mjesto može uključivati ​​naknade za njihove kućne ugostiteljske usluge, ali ako njihova pravila dopuštaju vanjske dobavljače, tamo ćete možda moći uštedjeti novac.
  • Pregovarati! Ako mjesto koje volite pošalje prijedlog izvan vašeg proračuna, ne morate ga označiti s popisa. Jednostavno nazovite kontakt i objasnite svoju situaciju. Budite spremni za početak pregovora ako mjesto održavanja ne preuzme vodstvo; proučite stavke retka prijedloga i odaberite troškove za koje sumnjate da bi se mogli smanjiti.

7. Planirajte posjete mjestu

Savjeti i trikovi:

  • Zatražite sastanke kada su događaji u tijeku. To će vam pružiti najbolji pregled izgleda vašeg događaja.
  • Ako imate vremena, pokušajte rezervirati posjete za različite dane ili barem ostavite nekoliko sati između posjeta. Ne želite proći pored dobrog mjesta samo zato što ste bili umorni ili gladni tijekom posjeta!

8. Posjetite i procijenite mjesta

Što tražiti:

  • Kako se osjećate kad prvi put uđete na mjesto događaja? Važni su prvi dojmovi, točka. Ni najskromnije planiranje ne može nadoknaditi mjesto koje nema pravu osobnost.
  • Sjećate se kako ste pokušavali rezervirati posjete dok su događaji trajali? Sad je vaša prilika da navratite i vidite kako stoje stvari. Prije istrage provjerite je li to u redu sa osobljem mjesta i budite što neprimjetniji prema događaju koji je u tijeku.
  • Pogledajte osoblje. Jesu li nasmijani i uljudni? (Čak i nekoliko grubih susreta s osobljem moglo bi se loše odraziti na vaš događaj.)
  • Je li mjesto čisto i dobro održavano? Svakako provjerite toalete, gdje se mogu sakriti najneprijatnije zbrke.

Što učiniti 18-12 mjeseci prije vašeg događaja:

1. Potpišite ugovor s odabranim mjestom

mjesto-ugovor-za-korporativni događaj

Savjeti i trikovi:

  • Uzmite nekoliko dana da pregledate ugovor češljem s finim zupcima.
  • Postavljajte pitanja i bilježite odgovore koje primate. Ključno je da razumijete sve aspekte ugovora i zapamtite sve ključne detalje.
  • Napravite obilje vlastitih kopija.
  • Provjerite uključuju li cijene sve poreze i naknade. Ako cijene ne uključuju ove dodatke, izbjegavajte iznenađenja tako što ćete zatražiti od svog kontakta da ih doda ili pošaljite procjenu.
  • Pregledajte pravila otkazivanja kako biste bili sigurni da znate što je u pitanju ako iz bilo kojeg razloga morate otkazati. Da li se depozit (ili njegov dio) može povratiti?
  • Obavezno navedite točne sobe / prostore koje želite. Ne želite baš nikakav prostor; želite prostor koji ste obišli i voljeli.
  • Provjerite vremenske okvire predviđene za događaj. Što će se dogoditi ako potrošite više vremena?
  • Budite sigurni da ste zaštićeni ako mjesto održavanja ne može ispuniti niti jedan dio ugovora. Na primjer, ako uragan uzrokuje propusni krov u sobi koju ste željeli, a vi se morate preseliti, možete li vratiti novac?
  • Pregovarati! Poput prijedloga, o ugovorima se može pregovarati. Sasvim je prihvatljivo tražiti promjene na bilo kojim linijama koje su vam neudobne.

2. Prođite kroz tijek sastanka i napravite svoj popis obveza specifičnih za događaj

Savjeti i trikovi:

  • Prolazite kroz tijek događaja iz minute u minutu. Napišite ga, napravite ploču scenarija, prisilite svoje suradnike da glume - učinite sve što vam pomaže u vizualizaciji vašeg događaja i omotajte glavu oko svake stavke obveze, velike i male. Na primjer, ako ste uvijek zamišljali prezentaciju koja će se igrati iza vaše izvršne direktorice dok ona održava pozdravni govor, tada morate izraditi navedenu prezentaciju i osigurati svu opremu potrebnu za njezino projektiranje.

3. Istražite mogućnosti zabave

Čimbenici koje treba uzeti u obzir:

  • Univerzalna dopadljivost (hoće li svi u vašem uredu, od pripravnika do branitelja, znati cijeniti tu mogućnost?)
  • Kreativnost (Jeste li to vidjeli na drugim događajima kojima ste prisustvovali? Pokušajte pružiti nešto za pamćenje kako bi se vaš događaj istaknuo. Prava ideja ostavit će sve da o tome pričaju dugo nakon korporativni događaj Gotovo je.)
  • Trošak (Čak i prije nego što zatražite cijene, trebali biste biti u mogućnosti utvrditi grubu procjenu troškova zabave. Ne postavljajte svoje srce na ljuljačku od 15 dijelova ako imate proračun za solo violinista.)

Savjeti i trikovi:

  • Potražite preporuke. Zatražite preporuke od suradnika u drugim tvrtkama. Kakvu su zabavu koristili za nedavne događaje? Kako je primljeno?
  • Idi s mreže. Ne ograničavajte svoje pretraživanje na mrežne agregatore. Obratite se lokalnim školama, neprofitnim organizacijama i tvrtkama. Možda bi lokalni kafić bio spreman prebaciti svoj tjedni poetski slam na vaš događaj. Ili možda lokalni sveučilišni zbor nastupa besplatno.

Što učiniti 12-9 mjeseci prije vašeg događaja:

1. Pošaljite pozivnice za kalendar ključnim dionicima i izlagačima

planiranje-korporativni-događaj

Savjeti i trikovi:

  • Pozivnica za kalendar je sjajna, ali trebali biste se javiti i e-poštom ili telefonskim pozivom kako biste provjerili imaju li svi potrebni detalji koji igraju ključnu ulogu u vašem događaju.

2. Pristupite mogućnostima zabave

Savjeti i trikovi:

  • Otvorite proračunsku tablicu koju ste stvorili kada ste kontaktirali dobavljače. Stvorite novu karticu za 'Zabavu' i ... znate vježbu.

3. Istraživačke aktivnosti stvaranja tima

Čimbenici koje treba uzeti u obzir:

  • Veličina tvrtke (ako je vaša tvrtka gigantska, nemojte odabrati aktivnost koja zahtijeva puno opreme ili zaliha.)
  • Faktor stenjanja (nemojte samo odabrati aktivnost jer zvuči jednostavno za izvršenje. Budite sigurni da će se ljudima zaista svidjeti.)
  • Ciljevi aktivnosti (Cilj aktivnosti izgradnje tima nije samo zabava; aktivnost bi također trebala pridonijeti izgradnji tima, barem na kvalitativan način.)
  • Razina kondicije (Odaberite aktivnosti s puno pokreta samo ako bi svi u vašoj tvrtki bili cool s tim.)
  • Složenost (udaljite se od aktivnosti koje uključuju puno koraka koje bi bilo teško objasniti.)

Savjeti i trikovi:

  • Tko će olakšati aktivnost tijekom događaja? Obratite se nekoliko svojih odlazećih, energičnih suradnika da biste vidjeli žele li biti 'Majstor ceremonija izgradnje tima'.

4. Skicirajte raspored sastanka kako biste utvrdili potrebe za iznajmljivanjem i opremom

Sastanak-za-korporativni-događaj-finalizacija

Čimbenici koje treba uzeti u obzir:

  • Ponovno posjetite tijek događaja koji ste ranije stvorili. Nakon svake stavke zastanite i zapitajte se: 'Koja nam oprema treba za to?'
  • Označite skicu prostora za sastanke s točno onim što trebate i gdje i kada vam treba.

Savjeti i trikovi:

  • Zamolite svoje mjesto da pruži tlocrt za preuzimanje vašeg prostora.
  • Podijelite svoje potrebe s opremom sa svojim mjestom i saznajte koje stvari imaju. Također možete zatražiti njihovu stručnost u izradi popisa opreme. Jeste li zaboravili išta važno?

5. Udružite se s audiovizualnom tvrtkom kako biste utvrdili potrebe za A / V

Savjeti i trikovi:

  • Najviše ćete imati koristi od suradnje s A / V tvrtkom koja poznaje vaš prostor, pa zatražite od svog mjesta popis preporučenih dobavljača A / V uređaja i uštedite si puno vremena za istraživanje.

Što učiniti 6 mjeseci prije vašeg događaja:

spremite-datum-za-korporativni događaj

1. Pošaljite datum uštede

Savjeti i trikovi:

  • Slanje datuma spremanja 6 mjeseci unaprijed stvorit će očekivanje u cijelom uredu.
  • Obavezno dodajte bilješku na sve uredske oglasne ploče , ovo je siguran način da podsjetite sve u uredu da dodaju datum u svoj kalendar.

2. Odaberite aktivnosti izgradnje tima i potpišite sporazume ako je primjenjivo

Kriteriji odluke:

  • Trošak (s zaključanim mjestom održavanja, troškovi vam mogu pomoći da odlučite uz koju aktivnost izgradnje tima želite ići.)
  • Glasovi suradnika (Olakšajte si odluku tako što ćete natjerati 20 ili više suradnika da daju glas za svoje omiljene aktivnosti u izgradnji tima.)

3. Istražite mjesta za večeru

pronalaženje-restorana-za-korporativne-događaje

Čimbenici koje treba uzeti u obzir:

  • Posebne dijete (istražite odgovarajuće restorane ako je vaša tvrtka 70% vegan.)
  • Rezervacije (Ne riskirajte frustraciju odabirom restorana koji ne prihvaćaju rezervacije.)
  • Prostori za velike grupe (Rezervira li restoran privatne sobe ili prihvaća li rezervacije za vrlo velike zabave?)
  • Izbornik
  • Udaljenost od mjesta događaja

Savjeti i trikovi:

  • Lokalne preporuke su zlatne. Ako ne znate nikoga u gradu vašeg događaja, obratite se osoblju vašeg mjesta da biste dobili njihova mišljenja.
  • Osigurajte autentično lokalno blagovanje pažljivo provjeravajući web mjesto restorana kako biste bili sigurni da to nije lanac.

4. Istraživačke nagrade i uzmite uzorke

Što učiniti 5 mjeseci prije vašeg događaja:

1. Odaberite aktivnosti supružnika ili djece ako je primjenjivo

Kriteriji odluke:

  • Broj djece i supružnika.
  • Dob djece i supružnika.

Savjeti i trikovi:

  • Pitajte suradnike koji dovode svoju djecu i supružnike radi nekih aktivnosti u kojima uživaju njihove obitelji.

2. Odaberite raspored oznake imena

Savjeti i trikovi:

  • Čitljivost je najvažniji dio oznake imena. Pazite da dizajni i boje ne zaklanjaju imena polaznika.

3. Naručite kartice s ključem

Što učiniti 4 mjeseca prije vašeg događaja:

1. Pošaljite vezu za registraciju

Savjeti i trikovi:

  • Upotrijebite Google Analytics za dodavanje pozadinske oznake za praćenje na svoju vezu kako biste mogli vidjeti koliko ljudi klikne na nju, posebno koliko ljudi klikne i ne izvrši registraciju. To može značiti da postoji nešto pogrešno ili zbunjujuće na vašoj stranici za registraciju.

Što učiniti 3 mjeseca prije vašeg događaja:

1. Posjetite lokaciju za posljednju šetnju

2. Pošaljite zadnji poziv za izvanredne registracije

3. Prikupite podatke o veličini za poklone

4. Pronađite tvrtku za prijevoz do i od zračne luke

Kriteriji odluke:

  • Kapacitet (Koliko vožnji mogu primiti?)
  • Fleksibilnost (Voze li samo u radno vrijeme ili mogu putovati izvan radnog vremena?)

5. Pošaljite oznake s imenima na pisač

6. Dovršite brojanje grla za večeru

7. Dovršite jelovnike za sve obroke

Kriteriji odluke:

  • Trošak
  • Različiti izbori
  • Prikladno za posebne dijete
  • Prikladno za alergije
  • Ukusno (inzistirajte na kušanju svih opcija.)

8. Dohvatite popis dobitnika nagrada i naručite konačne nagrade

9. Nacrt dnevnog reda

Što uključiti:

  • Informacije i adresa mjesta
  • Datumi, vremena i mjesta svih događaja i pauza
  • Datumi, vremena i mjesta svih obroka
  • Imena i e-adrese govornika i izlagača
  • Informacije za kontakt kontaktirate radi postavljanja pitanja ili nedoumica
  • Važne napomene (Ako polaznici trebaju nešto ponijeti ili se odjenuti na određeni način, to svakako zabilježite na dnevnom redu.)

10. Nacrt dobrodošlice

Što uključiti:

  • Zašto vaša tvrtka ima događaj
  • Što se nadate postići kroz događaj
  • Kako se događaj povezuje s vašim misija tvrtke
  • Datumi za sljedeći događaj, ako je primjenjivo

Što učiniti 2 mjeseca prije vašeg događaja:

1. Odaberite pokloni zaposlenika i dajte narudžbe.

pokloni za zaposlenike za korporativne događaje

Što učiniti mjesec dana prije događaja:

1. Najam vozila za premještanje predmeta na i s mjesta događaja

2. Pošaljite hotelu popis soba

3. Dovršite dnevni red i pošaljite u tiskaru

Kontrolni popis dnevnog reda:

  • Informacije i adresa mjesta
  • Datumi, vremena i mjesta svih događaja i pauza
  • Datumi, vremena i mjesta svih obroka
  • Imena i e-adrese govornika i izlagača
  • Vaši podaci za kontakt
  • Važne bilješke

4. Dovršite pozdravno pismo i pošaljite ga u tiskaru

Popis dobrodošlice:

  • Je li jasno zašto je vaša tvrtka domaćin događaja?
  • Jesu li ciljevi događaja jasni?
  • Razumijete li kako događaj doprinosi misiji vaše tvrtke?
  • Jeste li uključili datume za buduće događaje?

Što učiniti u mjesecu vašeg događaja:

1. Premjestite osnovne stvari u jednu sobu i napravite inventar

2. Provjerite preklapaju li se rođendani zaposlenika s događajem

3. Organizirajte sastanak tima

Što uraditi:

  • Pregledajte dnevni red događaja i postavljajte pitanja.
  • Zatražite volontere za različite uloge koje trebate popuniti. (Prethodno pripremite popis dužnosti, uključujući vrijeme i očekivanja mjesta, kako bi uloge bile jasne, a volonteri razumjeli za što se prijavljuju.)

Što učiniti tjedan dana prije događaja:

završni-sastanak-prije-korporativnog događaja

1. Organizirajte sastanak tima

Što uraditi:

  • Detaljno pregledajte zadatke posla i pružite volonterima priliku da postavljaju pitanja.

2. Nabavite daljinski pristup za prijenosno računalo

Što učiniti onoga dana kada odete za svoj događaj:

  • Promijenite vremena za otključavanje vrata.
  • Ažurirajte govornu poštu i poruku automatskog odgovora e-poštom.
  • Ažurirajte web lokacije kojima upravljate.
  • Čisti uredski hladnjak.

Što učiniti u tjednu vašeg događaja:

dan korporativnog događaja

1. Organizirajte sastanak tima

Što uraditi:

  • Uzmite sva posljednja pitanja.
  • Šetajte kroz tok događaja posljednji put.
  • Uzbuditi se!

2. Organizirajte probu prije konferencije s hotelskim osobljem, zaposlenicima i voditeljima koji su na raspolaganju

Što uraditi:

izazov mršavljenja na poslu
  • Provjerite jesu li svima jasni termini prezentacija, obroka itd.
  • Pobrinite se da svi znaju gdje i kada trebaju biti.
  • Provjerite ima li neugodnosti ili protoka.

Preuzmite ovaj kontrolni popis za planiranje korporativnih događaja>

Resursi ureda Kako:

36 ideja za uređenje ureda za nadahnuće najboljeg rada vašeg tima

25 epskih ideja za uredske zabave zbog kojih će svi zujati tjednima

19 ideja organizacije Kickass Office za maksimalnu produktivnost

25 ideja za kreativne uredske oglasne ploče koje se zapravo čitaju

101 zabavna uredska igra i aktivnosti koje čine posao izvrsnim

15 kreativnih ideja za uredski raspored koji ljude uzbuđuju

7 zabavnih uredskih ideja za rođendan koje su jednostavne poput pita

Kalendar događaja na radnom mjestu: uredski događaji za svaki dio godine

Dali smo uredskim kućnim ljubimcima slobodnu uzdu na radnom mjestu - evo kako je naš ured postao bolji

Jedini obrazac za rukovanje uredskim postupcima koji će vam ikad trebati

Planirate preseljenje u ured? Evo što trebate znati

Kako unijeti autentičnu pokretačku vibraciju u bilo koji ured

Konačni vodič o tome kako organizirati sustav arhiviranja u uredu

18 ideja za blagdanske zabave koje su velika zabava za male tvrtke

Kako svoj sljedeći izlet u tvrtki učiniti nezaboravnim

Suvremeni vodič za (odgovorno) pijenje na poslu

7 kreativnih načina za objavljivanje nezaboravnih najava novih zaposlenika

21 Urnebesna zezancija u uredu koja vas (nadamo se) neće otpustiti

17 Ideje tvrtke Swag Zaposlenici stvarno žele

Vaš A-Z Cheat Sheet za odabir najbolje usluge konferencijskog poziva

Cjelovit vodič za uspješno glasilo tvrtke [s predlošcima]

Kako organizirati povlačenje tvrtke zbog koje će svi oduševiti