Kako postati izvršni asistent s nultim iskustvom

Karijera izvršnog asistenta

Dakle, želite postati izvršni asistent (EA), ali nemate nikakvog izravno povezanog iskustva ...

Ne brinite - postoje načini da postanete izvršni asistent čak i ako ste tek izašli iz škole ili želite napraviti veliku promjenu u karijeri. Evo svega što trebate znati o probijanju u ulogu izvršnog asistenta.



Jedan od naših omiljenih alata za EA trenutno je softver za produktivnost ponedjeljak.com . Isprobajte besplatno probno razdoblje i pogledajte što mislite!

Izvršni pomoćnik objašnjenja

Sažetak uloga

Prema našem Stanje Izvješća izvršnog pomoćnika ,'Prosječni izvršni asistent mora biti profesionalni rješivač problema, gospodar organizacije, pouzdani povjerenik i strateški savjetnik - sve u jednom.'



Izvršni pomoćnici nose mnoge kape

upoznajte svoje igre za odrasle

Drugim riječima, izvršni pomoćnici nose puno kapa, a kao rezultat toga i oniuživajte u najrazličitijim, uzbudljivijim i najizazovnijim karijerama dostupnim u modernoj radnoj snazi. Studenti i profesionalci iz različitih sredina i s nizom vještina i interesa slijevaju se na mjesta izvršnih pomoćnika.

Dok služi ulogu EA-a, svaki motivirani stručnjak ima priliku voditi posao i uredske operacije iza kulisa. Izvršni asistent donosi ključne odluke, ima važan glas u uredskom poslovanju i politici i često godinama doprinosi strateškom usmjerenju poduzeća.



Specifične odgovornosti

Dakle, koje konkretne stvari izvršni pomoćnici čine da bi dodali gornji sažetak? Evo nekoliko, ali sigurno ne svih, tipičnih odgovornosti izvršnog pomoćnika:

  • Kalendar
  • Zakazivanje
  • Organiziranje
  • Rješavanje problema s IT-om
  • Pružanje strateškog savjeta
  • Upravljanje pogodnostima
  • Provedbeni procesi
  • Upravljanje platnim spiskom
  • Projektiranje rasporedi ureda
  • Onboarding / offboarding
  • Rukovanje komunikacijama
  • Koordiniranje putovanja
  • Planiranje događaja

Ključne vještine

Većina izvršnih pomoćnika posjeduje neke od njih, ako ne i sve ključne vještine :

  • Utvrđena snalažljivost kako bi se postiglo nemoguće
  • Sposobnost zadržavanja smirenosti pod pritiskom i rukovanja svime što naiđe
  • Tehnička sposobnost za ispravljanje IT problema i pronalaženje rješenja
  • Široko razmišljanje kako biste postali pouzdani povjerenici i savjeti rukovoditeljima
  • Nemilosrdno određivanje prioriteta radi obavljanja važnih stvari
  • Željezna diskrecija u vezi s osjetljivim informacijama
  • Besprijekorna organizacija za održavanje opipljivih predmeta (zaliha itd.) I radnih procesa u ispravnom stanju
  • Sposobnost strateškog višezadaćnog obavljanja važnih stvari
  • Nadnaravno iščekivanje djelovanja na problemima prije nego što postanu potpuno razvijeni problemi
  • Emocionalna inteligencija za učinkovit rad s drugima
  • Komunikacija na razini stručnjaka kako bi se u svim situacijama prenijele ključne točke
  • Brzina i odlučnost da napravite pravu stvar u pravo vrijeme
  • Smisao za humor koji stvari uvijek stavlja u perspektivu
  • Sposobnost umrežavanja za izgradnju i održavanje jake grupe za podršku
  • Pregovaračke vještine kako bi se stvari dogodile kao čarolijom
  • Analitičke vještine donošenja odluka u svim situacijama

Plaća

Prema Zavod za statistiku rada Ministarstva za rad Sjedinjenih Država , Izvršni pomoćnici zarađuju satnicu od 57.410 USD (prosječno).

Izvršni pomoćnici rade dugo

Sati

Prema većina izvještaja , Izvršni pomoćnici rade dugo, a često i neobično, satima. Ovi položaji ne moraju nužno dolaziti s mentalitetom „ura i odlaska“. Izvršni pomoćnici moraju biti spremni i voljni pojačati se kad god dužnost zatraži.

Kako postati izvršni asistent kad ste tek na terenu ili kada mijenjate uloge

Nadobudni izvršni asistenti s malo prethodnog iskustva mogu pronaći puno načina za razvijanje vještina potrebnih za uspjeh, bez obzira počinju li ispočetka ili pokušavaju iskoristiti iskustvo s prethodnih pozicija.

Općenito, ambiciozni EA-i mogli su započeti svoju karijeru utjelovljujući mentalitet usmjeren na usluge u svako doba. To uključuje:

  • Učenje o najboljim praksama i najboljim resursima prijavom na bilten, kao što je Asistent , koji pruža nove korisne informacije i uvide svaki tjedan.
  • Neprestano traženje prilika za pružanje pomoći i ubacivanje bez oklijevanja
  • Uvijek ispitujte procese i pitajte kako bi se mogli poboljšati
  • Brzo i korisno odgovaranje na svaki zahtjev
  • Umrežavanje sa svima i svima pitajući suradnike što rade u tvrtki, u kojem odjelu rade, koje ciljeve u karijeri imaju i još mnogo toga

Ajmo sada u konkretnije zadatke za nade EA-e. Nadobudni izvršni asistenti mogu istraživati ​​razne umrežavanje , trening i razvojne mogućnosti gdje mogu brzo stvoriti asortiman vještina za koje bi inače trebale godine iskustva na poslu. Evo nekoliko resursa i ideja za početak!

Nadolazeći izvršni pomoćnici trebali bi se dobrovoljno prijaviti

Volontirajte za stjecanje iskustva

Stručnjaci za traženje posla na ZipRecruiter preporučite volontiranje da biste stekli neko iskustvo. Mnoge organizacije, posebno neprofitne, trebaju administrativnu pomoć organiziranih i motiviranih pojedinaca. Prilike za volontiranje možete tražiti na mrežnim agregatorima, uključujući VolunteerMatch , Zapaliti se , i Idealista .

Ako je vaša karijera potpuno nova ...

Potražite mogućnosti koje uključuju dobro zaokružen popis odgovornosti. Na taj način možete pokupiti vještine u što većem broju ključnih područja.

Ako se nadate zamjeni uloga ...

Potražite mogućnosti koje popunjavaju neke praznine u vašem iskustvu. Na primjer, ako ste već majstor u izradi prezentacija, ali nemate iskustva s kalendarom ili planiranjem poslovnih putovanja, pokušajte pronaći mogućnosti volontiranja gdje ćete upravljati rasporedima i planovima putovanja.

Naučite alate i trikove zanata

Kao i bilo koji drugi majstor zanata, i oni koji koriste alate i trikove poboljšavaju svoj posao, više rade i olakšavaju im život. Što više alata i trikova znate, to ćete više imati u svom 'alatu', spremnom za upotrebu kada se ukaže potreba. Registrirajući se za nove alate, savjete i trikove možete lako naučiti Asistent , besplatni tjedni bilten osmišljen posebno da pomogne EA-ima da odrade svoj najbolji posao.

Ako je vaša karijera potpuno nova ...

Isprobajte savjete i trikove o kojima ste pročitali i počnite zabijati strategije koje za vas imaju smisla. Što više istražujete, brže ćete postati stručnjak.

Ako se nadate zamjeni uloga ...

Čitati Asistent da biste saznali kako EA-i rade svoj najbolji posao i izradite vlastitu strategiju da budete najbolji EA-i ikad kad sletite na taj posao.

Ponudite pomoć

Ako ste primijetili nekoga na poslu koji se u posljednje vrijeme čini malo prezauzetim, pitajte možete li mu uzeti nekoliko administrativnih zadataka. Osoba ne mora biti izvršna direktorica da bi vam pomogla izgraditi vještine potrebne da biste postali izvršni asistent.

Ako je vaša karijera potpuno nova ...

Započnite preuzimajući male zadatke. Usredotočite se na usavršavanje jednog zadatka prije nego što pristanete preuzeti bilo što drugo. Na taj ćete način moći savladati zadatak bez stresa zbog preuzimanja previše uz svoje druge odgovornosti. Dok pomažete u malim zadacima, naučit ćete i koliko traje svaki od njih te ćete biti spremni utvrditi koliko dodatnog posla možete razumno poduzeti.

Ako se nadate zamjeni uloga ...

Pokušajte ponuditi pomoć u ključnim strateškim područjima koja vas najviše zanimaju. Ako se želite usredotočiti na strategije poslovnog razvoja, istražite kako biste mogli pomoći u tim područjima. Razmislite o pružanju pomoći koja uistinu olakšava život. Možda nećete moći doprinijeti revolucionarnim idejama tijekom strateških sastanaka, ali možete se dobrovoljno prijaviti (i distribuirati) zapisnik sa sastanka . Na taj ćete način biti prisutni i obraćati pažnju na svakom sastanku, stječući znanje koje vam je potrebno da biste dodali više ideja.

Pohađajte tečajeve

Ubrzajte svoj put stjecanja vještina EA tečajevima. Tečajevi vam omogućuju izgradnju vještina, često u kratkim vremenskim intervalima. Neki tečajevi nude i praktične potvrde koje zapravo možete koristiti za provjeru svojih vještina ako nemate izravno povezano radno iskustvo.

Ako je vaša karijera potpuno nova ...

ideje za poklone tvrtke za zaposlenike

Pronađite uvodne treninge koji su usredotočeni na temeljne vještine kao što su opcije u nastavku.

Stručni suradnik tehničkog fakulteta u dolini Chippewa (internetski ili osobni) - izvršni asistent

Ovaj vrh Odabir obuke za izvršnog asistenta savršen je za sve one koji pokušavaju probiti se na teren i steći mnoštvo relevantnih životopisa kako bi započeli cvjetajuću karijeru. Dvogodišnji tečaj pomaže studentima da se transformiraju u dobro zaokružene EA-e koji znaju upravljati rasporedima, olakšavati projekte, podržavati poslovne ljude na visokoj razini, stvarati prezentacije i još mnogo toga.

Hawkeye Community College - internetski tečajevi AAS diplome izvršnog asistenta

Ovaj sveobuhvatni tečaj pomaže novim izvršnim asistentima da savladaju vještine za koje bi inače trebalo nekoliko godina rada, pa je ideja za sve one koji žele ubrzati karijeru. Osim toga, dokazljivo znanje koje tečaj pruža može čak pomoći studentima da zauzmu željene pozicije. Program uključuje tečajeve kao što su: Uvod u posao, Primijenjena matematika, Obračun plaća i Poslovna etika.

Ako se nadate zamjeni uloga ...

Pronađite fokusirane treninge koji će vam pomoći da poboljšate vještine u izoliranim područjima.

Tečaj izvršnog asistenta Eventrix

Ovaj prikladni internetski tečaj pomaže studentima da razviju mnoge meke vještine potrebne da bi bili istaknuti izvršni asistenti. Program je usmjeren na komunikaciju, upravljanje vremenom, bonton koji se odnosi na šefa, pa čak i na savjete za započinjanje EA karijere.

Program mrežnih certifikata za kritičko razmišljanje eCornell

Svi poslovi zahtijevaju vještine kritičkog razmišljanja, ali poslovi izvršnog pomoćnika podižu zahtjeve na sljedeću razinu. EA moraju stalno primjenjivati ​​kritičko razmišljanje kako bi donosili ključne odluke, učinkovito komunicirali sa svima, rješavali sukobe, upravljali tuđim osjećajima i još mnogo toga. Ovaj internetski tečaj pomoći će svima koji imaju predznanje u bilo kojoj karijeri da stvore ključne vještine kritičkog mišljenja koje će biti korisne za EA karijeru.

Konferencija izvršnih asistenata

Prisustvujte mrežnim događajima i konferencijama

Upoznavanje ljudi na terenu na kojem želite raditi na mnogo će vas načina pripremiti za novu karijeru. Učit ćete o novim resursima, svjedočiti ćete ključnim trendovima i uspostaviti veze koje će vam možda pomoći da naučite nove vještine ili čak pronaći mogućnosti za koje inače ne biste znali.

Ako je vaša karijera potpuno nova ...

Odaberite događaje i konferencije koji nude uvod u ključne vještine (i ključne ljude) relevantne za to područje.

Budite vrhunski asistent dvodnevnih radionica

Ove radionice na više lokacija daju nadu, početnike i iskusne stručnjake za obrazovanje puno informacija kako bi započeli ili poboljšali svoju karijeru. Radionice se nude na više lokacija i na više termina; pa iako se nude samo osobno, ove radionice nude datume i lokacije koji dobro funkcioniraju za izvršne pomoćnike u cijeloj zemlji.

Radionice su usredotočene na klasične vještine koje imaju dobro zaokruženi asistenti, uključujući komunikacijske vještine, tehnike organizacije, strategije rješavanja problema i tehnike upravljanja karijerom. Osim toga, budući da ovi događaji privlače motivirane profesionalce koji žele postati još bolji u svom poslu, savršeni su za umrežavanje i okupljaju EA-ove na svim razinama kako bi učili jedni od drugih.

Ako se nadate zamjeni uloga ...

Odaberite događaje i konferencije koji će vam pomoći da zaokružite svoje postojeće vještine i postanete kvalificirani kandidat za bilo koje mjesto izvršnog asistenta.

Forum za podršku izvršnom rukovodstvu

Planeri ovog foruma za podršku s više lokacija, imaju za reći o potencijalu izvršnih pomoćnika: 'Vjerujemo da izvršni pomoćnici mogu postići veličinu u svojoj karijeri.'

Forum okuplja EA-ove na svim razinama kako bi međusobno razgovarali, ponudili podršku, naučili nove vještine i još mnogo toga.

(- Završite više s tim Asistent - prvi besplatni tjedni bilten koji pomoćnici izrađuju za pomoćnike.)

Već ste izvršni asistent? Recite nam kako ste započeli karijeru u komentarima ispod!