Cjelovit vodič u 8 koraka za provođenje djelotvornog virtualnog sastanka 2021. godine [s popisom za provjeru]

Kontrolni popis za virtualni sastanak

Virtualni sastanci zvuče nekako futuristički ...



Znači li 'virtualno' da se svi okupljamo putem holograma kao što to čine u filmovima znanstvene fantastike?

Stavljamo li slušalice za ulazak u virtualne urede koji imaju malo bolji namještaj i poglede od naših pravi uredi ?

Kako sve više ljudi započinje radeći od kuće , mnogi od nas pitaju:



obroci i grickalice bez masti

Što je virtualni sastanak?

Virtualni sastanak je događaj koji okuplja ljude putem interneta ili digitalne mreže, obično radi postizanja zajedničkog cilja. Dobro organizirani virtualni sastanak omogućuje ljudima suradnju i razmjenu informacija u stvarnom vremenu, bez potrebe da budu na istom fizičkom mjestu.

Monica Linares iz našeg Stanje Facebook grupe izvršnog pomoćnika dalje objašnjava:

“Virtualni sastanci povezuju nas kad ne možemo biti zajedno zbog pandemija, velikih udaljenostima, vremenskim neprilikama i drugim blokatorima. Ako su dobro planirani, ovi sastanci mogu nam pomoći da nadiđemo prostorne prepreke za održavanje radnih odnosa, kontinuiteta poslovanja i produktivne suradnje. '



Tako je! Planiranje je tajna postizanja najveće koristi od vaših virtualnih sastanaka.

Želite čuti još jednu tajnu?

Planiranje ne mora biti teško jer smo za vas opisali sve korake.

Da biste svoje virtualne sastanke učinili što učinkovitijim, pogledajte donje detaljne korake i preuzmite naš kontrolni popis za djelovanje.

Pogledajte naš popis za virtualni sastanak u 8 koraka

Sadržaj

Vaš popis za provjeru virtualnog sastanka

Što želite postići tijekom vašeg virtualnog susreta g ?

Provjera ponašanja-priprema za sastanak

Vaš cilj može biti 'mekan' (postizanje kvalitetnog razgovora s kolegama) ili možda 'težak' (postizanje konsenzusa o modificiranoj godišnjoj prodajnoj strategiji), ali u svakom slučaju, plan igre za virtualni sastanak pomoći će vam da učinite ono što trebate.

Virtualni sastanci dolaze sa specijaliziranom pregrštom prepreka - tehnoloških izazova, slabog angažmana i razdvojenih tijekova sastanka - koje bi se mogle naći između vas i vašeg cilja.

Razgovarajući s Inc., stručni trener Lee E. Miller sažeo problem savršeno:

“Najveća pogreška koju ljudi čine je pretpostavka da je utjecaj na sastanak licem u lice isti kao utjecaj na virtualnu interakciju. Nije. Pravila su različita jer ljudi različito reagiraju kad virtualno komuniciraju. '

Ovaj kontrolni popis pomoći će vam da prijeđete izazove virtualnog sastanka.

Korak 1: Zakucajte detalje

Učinite to: 1-2 tjedna prije vašeg virtualnog sastanka

Nail-Down-The-Details

Zašto :

  • Zabijanje detalja pomoći će vam da identificirate načine za prevladavanje izazova virtualnog sastanka, uključujući:
    1. Tehnološke poteškoće
    2. Prekidi i ometanja
    3. Nedostatak konverzacijskog toka (U nedostatku fizičkih znakova, ljudi obično razgovaraju i više prekidaju jedni druge)

Kako da :

  • Zamislite kako će točno trajati vaš sastanak uzimajući u obzir dolje navedene čimbenike.
  • Dokumentirajte svoj tok za referencu tijekom budućih koraka planiranja.

Tehnologija i oprema :

  • Saznajte kako funkcioniraju ovi virtualni alati za sastanke.
  • Podijelite osnovne upute o alatu sa sudionicima.
  • Razmotrite što vam omogućavaju mogućnosti vašeg alata:
    1. Isključivanje / uključenje zvuka sudionika
    2. Isključite videozapis sudionika
    3. Otpustite sudionike ako je potrebno
    4. Postavite pozadinu
    5. Ako tijekom virtualnog sastanka trebate koristiti druge softverske platforme, razmislite o upotrebi platforme za suradnju poput Zdravica .
    6. Odaberite neutralnu / profesionalnu postavku u kojoj ćete biti domaćin sastanka s minimalnim prekidima
    7. Testirajte svoj alat za sastanke na računalu

Pro-savjet: Postoji tona sveobuhvatnih platformi za virtualne sastanke koje su savršene za postavljanje sastanka s udaljenim sudionicima na više lokacija. Ako tražite pouzdanu opciju, Nextiva nudi brzo postavljanje i izvrsno sveukupno korisničko iskustvo.

Nextiva-Remote-Work-Software

Angažman:

  • Stvorite kontrolni popis za sudionike da biste ga označili dok ljudi govore. Pozovite ljude koji još nisu imali zaokret.
  • Planirajte snimiti na početku sastanka kako bi svi mogli reći 'bok'.
  • Izradite kratki plan puta i objektivni sažetak koji ćete poslati zajedno sa pozivnicom za sastanak. Svi sudionici trebaju znati:
    1. Svrha sastanka
    2. Koje ćete teme obrađivati
    3. Koliko će trajati sastanak

Pro-savjet: Dodavanje dnevnog reda sastanka izravno u pozivnicu kalendara dobar je način da sudionicima na brzinu objasnite o čemu će se raditi na sastanku, a služi i kao korisna referentna točka u slučaju da im treba podsjetnik.

  • Postavite očekivanja sudionika.
    1. Hoćete li pozvati sudionike da odu nakon određenih dijelova sastanka? (Ovo bi moglo nastaviti angažman)
    2. Hoćete li zamoliti prisutne da se izmjenjuju u govoru?
    3. Za olakšavanje okretanja možete koristiti funkcije prigušivanja zvuka ili podizanja ruku.

Rješavanje problema :

  • Posvetite se da ćete pričekati samo oko 3 minute prije početka sastanka.
    • Isključite sve sudionike pri ulasku kako biste izbjegli iskakanje iz kolosijeka jer zakasnioci kaplju.
  • Zamolite nekoga da moderira e-poštu sudionika koji se ne mogu povezati.
    • Kao domaćin nećete moći voditi zanimljiv sastanak uz istovremeno pružanje IT podrške.
  • Zamolite nekoga (možda vašeg moderatora e-pošte) da pomogne utišati sudionike koji puštaju ometajuće pozadinske zvukove 3 ili više minuta. (Traženje od ovih ljudi da se samo ušutkaju samo će dodatno poremetiti sastanak)
  • Zamolite nekoga da vam bude suvoditelj. Dok se usredotočujete na pokrivanje ključnih točaka, ta osoba može nadgledati angažman.
  • Posvetite se strategiji rješavanja problema za nepredviđene izazove „identificirajte i uklonite“.
    1. Ograničeno vrijeme sastanka ne ostavlja mjesta za vrpoljanje za dugotrajno rješavanje problema.
    2. Na primjer, ako se netko ne može povezati, jednostavno mu recite da će vam nedostajati i podsjetite ga da ćete poslati sažetak sastanka.

Korak 2: Pošaljite pozivnice za virtualni sastanak

Učinite to: 1-2 tjedna prije vašeg virtualnog sastanka

Slanje-virtualni sastanci

Zašto :

  • Tako se polaznici mogu pripremiti i uzbuditi. (Vašem procesu planiranja pomoći će i da prebrojite glave!)

Što uključiti :

  • Datum i vrijeme sastanka.
  • Tehnološki format.
  • Uključite veze za povezivanje, kao i sve upute koje ste razvili u 1. koraku.
  • Očekivanja sudionika. (Pogotovo ako ste odlučili primijeniti okretanje zvučnika)
  • Plan putovanja.
  • Ispunjavanje ciljeva.

Korak 3: Pošaljite podsjetnike za virtualni sastanak

Učinite to: 24 sata prije virtualnog sastanka

Pošalji-virtualni-podsjetnik za sastanak

Zašto:

  • To pomaže u jačanju svijesti i podsjeća sudionike na pripremu.

Što uključiti:

  • Zahtjev za sve da testiraju tehnologiju sastanka.
  • Pojedinosti navedene u izvornom pozivu za sastanak.

Korak 4: Provedite provjere prije sastanka

Učinite to: 15 minuta prije virtualnog sastanka

Zašto:

  • To je poput postavljanja fizičke sobe za sastanke prije dolaska polaznika. Želite biti spremni za početak rada čim stigne vaš najraniji polaznik.

Kako da:

  • Prijavite se na sastanak s kolegama domaćinima i moderatorima.
  • Provjerite mikrofon i zvučnike.
  • Provjerite postavke sastanka, uključujući sve postavke polaznika (isključivanje zvuka / isključenje kamere) koje želite imati na mjestu.
  • Pokrenite čekaonicu ako vaša tehnologija to dopušta. (Ako se netko dogodi da se prijavi nekoliko minuta ranije, to neće biti problem)
  • Zadnji put pregledajte tijek sastanka i plan putovanja.

Korak 5: Započnite virtualni sastanak sa stilom

Učinite to: Na početku vašeg virtualnog sastanka

Započnite svoj virtualni sastanak sa stilom

Zašto :

Kako da :

  • Uputi prozivku kako bi svima pružio priliku da se nasmiješe i pozdrave.
  • Isporučite ledolom koji ste odabrali u koraku 1.

Dodatne ideje :

  • Pusti malo glazbe
  • Igrajte neke trivijalnosti
  • Napravite anketu ili kviz
  • Organizirajte virtualnu plesnu zabavu
  • Podijelite smiješan videozapis da se svi nasmiju

6. korak: Budite najbolji virtualni domaćin sastanka ikad

Učinite to: Tijekom vašeg virtualnog sastanka

Najbolji-virtualni-domaćin-sastanak

Zašto :

  • Hosting uistinu stvara ili prekida virtualne sastanke. Domaćin postavlja ritam i ton i može utjecati na razinu angažmana, držeći ljude da razgovaraju umjesto da gledaju svoje telefone.

Kako da :

  • Pridržavajte se toka i plana sastanka. Zašto? Zbog toga se vaš sastanak osjeća organiziranim i svrhovitim.

Koristite ove strategije / tehnike kako bi polaznicima bilo što ugodnije :

  • Osmijeh.
  • Odjenite se kao za osobni sastanak.
  • Govorite sporije nego što biste govorili osobno.
  • Isključite zvuk obavijesti za sve svoje druge aplikacije.
  • Usredotočite se samo na sastanak tijekom cijelog trajanja.
  • Govorite jasno i u svoj mikrofon.
  • Produljite stanke nakon svega što izgovorite kako biste ljudima dali dovoljno vremena za odmjeravanje.
  • Uspostavite 'kontakt očima' gledajući u svoju kameru.
  • Često pitajte ima li neko pitanja ili dodatna razmišljanja. (Virtualni sastanci ponekad se mogu osjećati poput televizijskih emisija ili prezentacija. Pitanja i poticaji podsjećaju ljude da su aktivni sudionici, a ne pasivni potrošači.)
  • Svakih 15 minuta napravite grupni selfie (samo sliku ekrana) kako biste razvili pažnju i kontakt očima.
  • Govorite rukama kako biste potaknuli prisutne da vas pogledaju i uspostave kontakt očima.
  • Izbjegavajte se gledati. (Sakrijte pogled ako morate)
  • Priznajte doprinos govornika tihim klimanjem glavom. (Usmeni komentari usporit će sastanak, ali fizička potvrda daje sudionicima do znanja da su se čuli.)
  • Pozovite prisutne koji nisu imali priliku ništa reći.
  • Ako je vaš sastanak dugačak, napravite pauze.
  • Koristite dodatne ledolomce ili šale ledolomaca angažirati polaznike koji ostaju za svojim stolovima.

Želite još savjeta? Pokušajte hakirati neke od ovih tehnika za djelujući na kameru.

7. korak: Nemojte samo završiti svoj virtualni sastanak - zatvorite ga

Učinite ovo: Prije nego što se odjavite s virtualnog sastanka

Završite svoj virtualni sastanak

Zašto :

  • Virtualni formati omogućuju nam da napuštamo sastanke jednim jednostavnim klikom na gumb. Izbjegavajte potrebu za pritiskom na taj gumb i odbijanjem. Zatvorite sastanak sa svrhom i kontrolom.

Kako da :

  • Pitajte ima li netko još misli dodati.
  • Sažeti ključne točke.
  • Sažeti sljedeće korake i razjasniti odgovorne strane.
  • Recite polaznicima da ćete uskoro poslati e-poruku kako bi je znali pripaziti.

Korak 8: Slijedite odmah

Učinite ovo: Nakon završetka vašeg virtualnog sastanka

Slijedite odmah

Zašto :

  • Praćenje vam odmah pomaže nastaviti angažman dok polaznicima vaš sastanak ostaje svjež u mislima.

Što uključiti u daljnju e-poštu :

  • Sažetak zapisnika sa sastanka .
  • Sažetak sljedećih koraka.
  • Ključno postignuće sastanka. (Uz malo sreće, ovo će odgovarati vašem ključnom cilju sastanka)
  • Snimanje. (ako je primjenjivo)
  • Link ankete o zadovoljstvu ili jednostavno zahtjev da vam se izravno pošalju s povratnom informacijom. (Je li ovaj sastanak bio koristan? Zašto ili zašto ne?)

Dodatni daljnji koraci :

  • Obratite se svima koji su imali problema s povezivanjem s događajem kućni ured .
  • Oni će naravno biti uključeni u vašu glavnu daljnju e-poštu, ali dodatna isprika lijep je dodir.

Pogledajte naš popis za virtualni sastanak u 8 koraka

Ljudi postavljaju i ova pitanja o virtualnim sastancima

P: Koje su prednosti virtualnih sastanaka?

P: Koliko bi trebao trajati virtualni sastanak?

  • O: Virtualni sastanci trebali bi trajati najviše sat vremena. Podijelite svoj sastanak na 15-minutne segmente i napravite pauze kako biste polaznike održali energijima. Budite spremni koristiti svoju prosudbu. Ako osjećate da je angažman naglo propao, dugoročno bi možda bilo produktivnije završiti sastanak rano.

P: Kako virtualni sastanak mogu učiniti interaktivnim?

  • O: Učinite virtualni sastanak interaktivnim pažljivim planiranjem svakog aspekta sastanka. To uključuje razumijevanje tehnika hostinga koje čine ljude ugodnima i utvrđivanje strategija angažmana koje potiču sudjelovanje.

P: Kako mogu znati je li moj virtualni sastanak bio učinkovit?

  • O: Znajte je li vaš virtualni sastanak bio učinkovit tako što ćete zatražiti povratne informacije u e-poruci o nastavku sastanka. Također možete poduzeti korake da vaš sastanak bude što učinkovitiji u procesu planiranja.

P: Koji je prvi korak do provođenja učinkovitog virtualnog sastanka?

P: Zašto virtualni sastanci rade 2021. godine?

  • O: Virtualni sastanci rade 2021. godine jer je naša potreba za daljinskim susretima veća nego ikad prije, tehnologija sastanka bolja je nego ikad, a naše znanje o tome što virtualne sastanke čini uspješnima raste svakim danom.

P: Što mi je potrebno za pokretanje virtualnog sastanka?

  • O: Da biste započeli virtualni sastanak, potreban vam je prezentabilan radni prostor, prijenosno računalo ili stolno računalo, pouzdana internetska veza, softver za virtualne sastanke, sudionici sastanka i dobro pitanje o ledolomcu da biste započeli stvari. Pronađite druge korake za planiranje virtualnih sastanaka.

P: Postoje li načini za poboljšanje angažmana zaposlenika na daljinu na mom virtualnom sastanku?

  • O: Poboljšajte angažman zaposlenika na daljinu na vašem virtualnom sastanku kretanjem, korištenjem pitanja o ledolomcu, dijeljenjem plana i događaja sastanka i pažljivim moderiranjem sastanka kako biste bili sigurni da svi sudjeluju.

P: Koja je svrha virtualnog sastanka?

  • O: Svrha virtualnog sastanka je digitalno okupiti ljude kako bi razgovarali o važnim pitanjima, postigli kritične ciljeve ili izgradili i održavali zdrave uredske odnose.

P: Kako da započnem svoj virtualni sastanak?

  • O: Trebali biste započeti svoj virtualni sastanak tako što ćete se predstaviti i predstaviti kratko pitanje o ledolomcu. Saznajte kako planirati, organizirati i završiti virtualni sastanak.

P: Kako da završim svoj virtualni sastanak?

  • O: Završite svoj virtualni sastanak skupljanjem konačnih misli i sažimanjem ključnih točaka i sljedećih koraka. Također biste trebali planirati poslati daljnju e-poštu odmah nakon sastanka. Pronađite još savjeta za virtualno planiranje sastanka od početka do kraja.

Postoji li nešto što smo propustili? Obavijestite nas u komentarima!