Put karijere upravnog asistenta: mogućnosti za napredak

Put karijere administrativnog asistenta

Put karijere administrativnog asistenta može ići u mnogim uzbudljivim smjerovima, uz puno zaokreta. Ovaj promjenjivi put u karijeri dijelom postoji zbog opsežnog popisa odgovornosti administrativnog pomoćnika koji može uključivati ​​sve i svašta.



Na primjer, samo pogledajte što Priručnik Zavoda za statistiku rada Occupational Outlook Handbook kaže Administrativni pomoćnici rade:

„Tajnici i administrativni pomoćnici obavljaju razne administrativne i administrativne dužnosti potrebne za učinkovito vođenje organizacije. Za izradu proračunskih tablica koriste se računalnim softverom; upravljati bazama podataka; i pripremiti prezentacije, izvještaje i dokumente. Također mogu pregovarati s dobavljačima, kupovati zalihe i upravljati skladištima ili korporativnim knjižnicama. Tajnici i administrativni pomoćnici također koriste videokonferencije, faks i drugu uredsku opremu. Određene radne dužnosti razlikuju se ovisno o iskustvu, nazivu i specijalnosti. '

Drugim riječima,Administrativni pomoćnici rade pomalo sve. Kao rezultat radeći sve , većina administrativnih pomoćnika ima priliku istražite sve . Zbog toga put karijere Administrativnog pomoćnika može izgledati kao vijugava cesta s mnogo različitih grana i račvanja. Na primjer, neki administrativni pomoćnici mogu otkriti da vole ljubav prema proračunu i odvojiti se od administrativnog puta kako bi se bavili financijama.



Ambicioznim administratorima nikada neće nedostajati prilika za napredovanje u timovima ili čak za promjenu odjela i istraživanje novih uloga. Ako ste (ili znate) jednog od ovih ambicioznih administrativnih pomoćnika, naučite sve o napredovanju u administrativnom polju istražujući savjete, strategije i resurse u nastavku.

Savjeti i savjeti

Ciljevi administrativnog pomoćnika

Postavite SMART ciljeve.

Ako želite napredovati u karijeri, tada morate postaviti ciljeve, a najbolji ciljevi su SMART ciljevi. SMART strategija postavljanja ciljeva naširoko se koristi i prihvaća u svim djelatnostima jer je učinkovita. Postavljanje SMART ciljeva pomaže da se vaši postupci usklade s vašim ambicijama.



Da biste bili sigurni da su vaši ciljevi pametni, morate ih osmisliti tako da budu:

  • S pecifičan
  • M olakšljiv
  • DO dohvatljivo
  • R slon
  • T ime-Sensitive

Ako, na primjer, želite iskoristiti svoje administrativno iskustvo za izgradnju karijere u planiranju događaja, tada biste zauzeli taj široki cilj i učinili ga PAMETNIM.

  • Specifično: Postanite suradnik planera događaja u odjelu marketinga i komunikacija vaše tvrtke.
  • Mjerljiv: Možete mjeriti radnje koje poduzimate prema postizanju svojih ciljeva. Na primjer, možete izmjeriti prijave koje predate i informativne i formalne intervjue koje ispunite.
  • Ostvarljiv: Brojni ljudi iz odjela za marketing i komunikacije poticali su vas da radite na otvorenim pozicijama, a u vašem trenutnom portfelju imate najmanje 10 velikih tvrtki.
  • Relevantno: Budući da provodite oko 50% svog vremena planirajući takve događaje, takav je cilj zasigurno relevantan za vaše iskustvo.
  • Osjetljivo na vrijeme: Tim za marketing i komunikacije upravo je najavio proširenje koje će uključivati ​​dovođenje 3 nova suradnika planera događaja. Jednom kada objave pozicije na mreži, ovaj će cilj postati vremenski osjetljiv.

Probaj sve.

Budući da administrativni pomoćnici rade pomalo sve, oni imaju puno prilika za izgradnju niza vještina i istraživanje širokog spektra interesa. Isprobajte sve da biste napredovali u karijeri administrativnog asistenta. Kad vas netko zatraži da pomognete u novom projektu, samo pokušajte. Ako želite nešto istražiti, ponudite svoju pomoć. Što više znate i što više projekata možete uključiti u svoj životopis, to ćete biti spremniji za napredovanje.

Umrežavanje

Mreža.

Sveobuhvatan aspekt rada administrativnog pomoćnika također uključuje upoznavanje puno ljudi. Administratori koji žele napredovati ili čak kretati se u svojoj karijeri trebali bi pokušati iskoristiti svaku organsku interakciju koju imaju tijekom prosječnog radnog dana. Nekoliko prijateljskih riječi danas bi moglo značiti da ćete jednog dana prvi čuti za otvaranje posla.

Tražite veću odgovornost.

Potražite još više načina na koje možete pomoći, posebno u područjima koja vas zanimaju ili želite unaprijediti. (Također pomaže razmotriti koja područja nude najveću korist vašoj tvrtki.)

Dokumentirajte svoj napredak i uspjehe u svemu što radite, a zatim iskoristite svoje iskustvo kako biste ispunili svoje ciljeve u karijeri.

U našem vodiču o traženju povišice, Preporučila upraviteljica ureda Megan “Vođenje detaljnog popisa svega što radite i za što ste odgovorni. Jasno predstavljanje pomoći će vam da potvrdite svoju vrijednost. ' Povucite taj popis kad dođe vrijeme da vodstvu kažete zašto ste spremni za promaknuće.

Pregled

Neprestano nastojte poboljšati se.

Jedan od najboljih načina za uspješno kretanje i napredovanje kroz administrativnu karijeru je jednostavno kultiviranje i usavršavanje postojećih vještina i postizanje vašeg najvišeg potencijala. Možete surađivati ​​sa svojim upraviteljem koji će vam pomoći da odredite:

  • Područja poboljšanja
  • Područja u kojima već briljirate i imate potencijal za savladavanje

Nakon što precizno odredite ta područja, možete zajedno sa svojim menadžerom uspostaviti osobni razvojni plan koji iznosi područja fokusiranja i određene korake koje možete poduzeti za poboljšanje i usavršavanje svojih vještina.

Resursi i alati

Međunarodno udruženje administrativnih profesionalaca (IAAP) - Centar za resurse u karijeri

Međunarodno udruženje administrativnih profesionalaca (IAAP) zalaže se za svaku osobu zaposlenu u administrativnoj profesiji. Organizacija pruža resurse koji pomažu profesionalcima da prodube vrijednost za svoje tvrtke i područje u cjelini. Njihov centar za resurse u karijeri čini izvrsnu bazu za svakog profesionalca koji se kreće putem karijere u Administrativnom asistentu. Njihovi resursi za karijeru uključuju savjete o svim aspektima razvoja karijere, od izgradnje životopisa do intervjua.

Događaji administrativnog asistenta

Serija administriranja događaja Nindža u uredu

Prema početna stranica serije događaja , 'Događaji Adminlinga OfficeNinjas naoružavaju Ninje snagom kolektivne inteligencije kroz umrežavanje s lokalnim administratorima u živahnom okruženju, istodobno dijeleći izazove, mozgajući nove ideje i zamjenjujući rješenja.'

Ovi povremeni događaji umrežavanja promiču razvoj karijere okupljajući administratore kako bi razmijenili ideje i priče. Razgovor na jednom od ovih događaja mogao bi dovesti do vašeg sljedećeg koraka u karijeri.

Primjeri ciljeva i strategija

Postavljanje strategija

Cilj: Prijeći od administrativnog pomoćnika do izvršnog pomoćnika

Strategija:

  • Iskoristite svoje tjedne sastanke s uredskim vodstvom na visokoj razini da biste naučili o trenutnim nezadovoljenim potrebama.
  • Preuzmite inicijativu i radite na tome da udovoljavate tim potrebama u svojim postojećim dužnostima. (Ovo je posebno dobra strategija ako izvršni direktor ili menadžer s kojim radite već nema izvršnog pomoćnika. U ovom slučaju možete početi preuzimati aspekte uloge izvršnog pomoćnika dok nastavljate sa svojim trenutnim odgovornostima.)
  • Zatražite povratne informacije od izvršne vlasti i saznajte je li dodatni posao koji radite koristan. Nakon što budete sigurni da ste pokazali neupitnu vrijednost, zakažite sastanak. Raspravite o svojim ciljevima i naučite što biste još trebali učiniti da biste postali izvršni asistent.

Cilj: prelazak s administrativnog pomoćnika na upravitelja ureda

Strategija:

  • Odvojite malo vremena i promatrajte rad oko ureda.
    • Ako vaša tvrtka već ima upravitelja ureda, promatrajte stvari o kojima se osoba na tom položaju brine.
    • Ako vašoj tvrtki nedostaje Office Manager, zabilježite važne zadatke koji bi mogli propasti.
  • Ako vaša uloga uključuje dovoljno fleksibilnosti, počnite preuzimati neke odgovornosti upravitelja Officea.
    • Ako vaša tvrtka već ima upravitelja ureda, pitajte osobu na tom položaju možete li išta učiniti da pomogne. Objasnite da ste zanimljivi što ćete jednog dana postati Office Manager i saznajte ima li trenutni Office Manager određene ciljeve u karijeri. Dajući vam neke zadatke koji će vam pomoći da naučite, trenutni upravitelj ureda također može osloboditi vrijeme za ostvarivanje interesa za razvoj karijere.
    • Ako vašoj tvrtki nedostaje Office Manager, jednostavno započnite s područjima koja vas najviše zanimaju. Obavezno dokumentirajte dodatne dužnosti koje preuzimate i često se prijavljujte sami kako biste bili sigurni da nijedna od vaših temeljnih dužnosti ne pada kroz pukotine.

Cilj: Preći iz administrativnog asistenta u stručnjaka za ljudske resurse

Strategija:

  • Utvrdite područja vašeg posla koja se značajno preklapaju s funkcijama ljudskih resursa.
  • Razmislite na koji biste način mogli poboljšati ta područja posla, pa čak i razmotriti dodatne dužnosti koje biste mogli preuzeti kako biste povećali postotak vremena koje provodite na funkcijama ljudskih potencijala.
  • Recite svom nadređenom o svojim interesima i podijelite ideje koje ste smislili. Obavezno odobrite da vaš supervizor odobri vaše planove i pokaže spremnost da vam pomogne u dokumentiranju vašeg napretka i uspjeha u području ljudskih resursa.
  • Zakažite informativne razgovore sa trenutnim timom za ljudske resurse. Prije sastanka odredite određenu ulogu koju biste željeli slijediti. Tijekom sastanka podijelite ono što ste radili u svojoj trenutnoj ulozi i saznajte koja bi vam druga iskustva trebala biti uzeta u obzir za vašu ciljnu poziciju.
  • Sakupite savjete koje ste dobili od ljudskih resursa i vašeg nadređenog kako biste stvorili korak-po-korak akcijski plan koji uključuje dovršavanje svih preporučenih radnji i prijavu na ciljno mjesto prije sljedećeg godišnjeg pregleda.

Imate li iskustva s navigacijom u karijeri administrativnog asistenta? Voljeli bismo čuti što ste usput naučili. Podijelite svoje znanje u komentarima u nastavku.