Najsigurniji vodič za organizaciju sustava arhiviranja ureda za 2021. godinu

Pozdravite novo desetljeće i zbogom zbrci starih i zastarjelih uredskih arhivskih sustava. Budući da je postalo lakše pronaći najbolji način za organiziranje papirnatih datoteka i uključivanje nove tehnologije arhiviranja na posao, sada je savršeno vrijeme za organizaciju!

Izložili smo niz važnih koraka za bilo koju tvrtku koja pokušava integrirati uredski sustav prijave. Od upravljanja računalnim datotekama do uredskih hakova koji se lako izvode, dobrodošli u vodič za uredski odlazak.



kako organizirati-ured-sustav-prijave

Izgledi za pokretanje, organiziranje ili čišćenje ureda za prijavljivanje u uredu imaju moć natjerati čak i najhrabrije među nama da se sakriju iza popisa drugih, važnijih, „zadataka“. Ne morate se više skrivati! Ovi savjeti koji su provjereni na terenu pomoći će vam da uredski sustav arhiviranja ureda ispravno radi i da ga održavate.

Mnogi od ovih savjeta dolazili su izravno iz naše Facebook grupe upravitelja ureda! Pogledajte koje grumenice mudrosti nudi naša zajednica i uskočite u razgovor. Pridružite se grupi ovdje.



Savjeti za prijavljivanje u uredu Brzo pretraživanje:

zabavne uredske igre za zaposlenike

Kod boje

Ljudi kodiraju bojama otkad su uredski papiri - i uredski sustavi za njihovo arhiviranje - postali činjenica života prije nekoliko desetljeća. Isprobana i istinita tehnika kodiranja boja nikad ne uspije, a relativno je brza i laka za izvođenje, čak i ako imate posebno složen sustav arhiviranja. Kodiranje u boji potaknut će vas na razvrstavanje datoteka u razumne kategorije, brzo pronalaženje datoteka i dodavanje zabave procesu podnošenja.

Ova organizacijska tehnika savršen je način da hrpe papira pretvorite u uredne pakete koji su predvidljivi na najbolji mogući način. Najbolje od svega je što kodiranje u boji funkcionira i na fizičkim i na digitalnim datotekama, a ako trebate organizirati obje vrste datoteka, lako možete koristiti isti sustav kodiranja u boji za svaku.



Kako da:

  • Pogledajte sve datoteke koje su vam potrebne za organizaciju i uspostavite nekoliko organizacijskih kategorija. (Može vam trebati nekoliko dodavanja da biste zaista prepoznali obrasce i ocrtali svoje kategorije.)
  • Svakoj kategoriji dodijelite boju. (Neke kategorije uključuju financijske, ljudske resurse, ugovore i objekte.)

Pregledajte kategorije sa svojim timovima i rukovoditeljima. Koordinacija boja neće raditi ako nitko ne razumije kategorije koje ste odabrali.

  • Skupite materijale za kodiranje bojama. (To bi mogle biti mape u boji koje biste smjestili na policu s knjigama ili jednostavno komadiće šarene washi trake za lijepljenje na ladice ormarića.)
    • Swag.com nudi mnoštvo organizacijskih proizvoda u svijetlim bojama koji su savršeni za kodiranje boja.Ti se izbori nadovezuju na druge opcije, jer ih možete otisnuti s logotipom vaše tvrtke ili drugim dizajnom.
    • Pogledajte ove prilagodljive dobrote uredske organizacije:

Pop-Desk-Tray-SnckNation-Logo

  • Napravite kodiranje u boji! Razvrstajte datoteke u kategorije označene bojom i osjetite organizacijski zen zen sa svakom datotekom koju ispustite (ili povucite i ispustite) u urednu posudu označenu bojama.
  • Stvorite list pravila brzih referenci kako biste sebi olakšali postupak kodiranja u boji (dok dodajete nove datoteke) i svima drugima koji će vam u budućnosti pomoći u organizaciji uredskog arhivskog sustava.

sustav za arhiviranje u boji

Zašto to radi:

Kodiranje u boji slično je procesu učenja koji je poznat kao 'komadanje' definirao trener e-učenja kao '... strategija razbijanja informacija na komade veličine zalogaja kako bi mozak mogao lakše probaviti nove informacije.'

Kada kodirate planinu papira u boji, slučajnu masu informacija pretvorite u dijelove koje vi i vaš mozak možete lako sortirati kada trebate pronaći nešto određeno. Ako trebate pronaći račun na hrpi papira, možda ćete biti prezadovoljni i odustati, ali ako trebate pronaći račun u svom novom sustavu označenom bojom, tada ćete znati potražiti zelenu zastavicu koja označava 'Financijsku dokumentaciju'.

Digitalizirajte

Kada digitalizirate datoteke, u osnovi stvarate sustav arhiviranja bez papira. Mnogima je puno lakše organizirati digitalni sustav arhiviranja preko sustava arhiviranja papira nakon što je svaka papirnata datoteka pretvorena u digitalni format. Ako odlučite digitalizirati datoteke, morat ćete započeti skeniranjem i pretvaranjem starih datoteka, što može biti dugotrajan i zahtjevan rad.

Kako da:

pokloni za godišnjicu rada po godini

Posebna zahvala za Francisca Facebook grupa za ocrtavanje ovih uputa!

  • Odlučite kako ćete digitalno organizirati datoteke. Hoćete li koristiti izravno softversko rješenje , mrežni pogon koji održava vaša vlastita IT grupa (informacijska tehnologija) ili besplatna oblačna platforma poput Google vožnja ?
  • Koristite pouzdan i učinkovit stroj za skeniranje. (Francisco je koristio a Richo uređaj s mogućnošću skeniranja dokumenata i slanja u unaprijed dodijeljene mape na mreži.)

Francisco također preporučuje:

“Utvrdite imate li sigurnosnu kopiju prostora za pohranu u oblaku za svoje dokumente. To je posebno važno ako rukujete dokumentima koji bi, ako se izgube, mogli naštetiti kupcima, klijentima ili drugim poslovnim operacijama. '

  • Odredite tko će imati pristup dodavanju i organiziranju datoteka u vašem sustavu.
  • Razviti standardiziranu konvenciju imenovanja za skenirane datoteke. To će olakšati pronalaženje i traženje datoteka u vašem bezpapirnom sustavu.
  • Francisco preporučuje dodavanje datuma (ili barem godina) imenima datoteka, pa će biti lakše znati kada ih treba izbrisati ili arhivirati. Penn Knjižnice imaju prekrasan popis najbolje prakse imenovanja datoteka za početak.
  • Stvorite mapu vašeg budućeg digitalnog sustava arhiviranja. Neka ova maketa bude što preciznija kako biste mogli predvidjeti bilo kakve probleme s vašom organizacijskom shemom. Ažurirajte kartu kada završite s projektom tako da sadrži sve promjene koje ste napravili tijekom puta. Kad završite, ova će vam karta pomoći da lako pronađete stvari dok upoznajete svoj novi sustav.
  • Skenirajte svoje dokumente:
    • Upotrijebite pečat ili naljepnice za označavanje fizičkih datoteka koje su već skenirane u sustav.
    • Ako vaš digitalni datotečni sustav dopušta, dodajte ključne riječi u svaki dokument kako biste datoteke lakše pronašli.
    • Ne žurite se da izbjegnete pogreške. Čak i jednostavna pogreška mogla bi jednog dana onemogućiti pronalazak datoteke koja vam je potrebna. Skeniranje dokumenata u novi sustav dugotrajan je proces, ali imajte na umu: Na kraju ćete završiti!

sustav digitalizacije-arhiviranja

Zašto to radi:

Digitalni sustavi arhiviranja automatiziraju aspekt 'pronalaženja datoteka' vašeg uredskog arhivskog sustava. Umjesto da prelistavate mape i hrpe dok riskirate papercuts i glavobolje, digitalni sustav omogućit će vam da pretražite nekoliko ključnih riječi ili sortirate datoteke u abecedni popis i lako pronađete ono što želite.

Digitalni sustavi također olakšavaju dodavanje novih datoteka, pa čak i dijeljenje odgovornosti za pohranu podataka između timova. Postavljanje zahtijeva puno posla, ali vrijeme i stres koje nakon toga uštedite itekako se isplati.

male ideje za poklone za zaposlenike

Odredite datum isteka

To se može činiti kao varanje, ali jedan od najboljih načina za organiziranje uredskog sustava za prijavu jest smanjenje datoteka koje trebate organizirati. Iskorjenjivanje datoteka prema sadržaju može biti nezgodno, jer je teško odrediti koje datoteke treba spremiti i koje se datoteke mogu baciti, ali odbacivanje datoteka prema dobi predstavlja siguran, standardiziran način odlučivanja što možete baciti.

Kako da:

  • Utvrdite dob za bacanje datoteka - 1 godinu, 5 godina, 10 godina ... sve što se čini prikladnim za datoteke koje imate i vrstu posla koji vodite.
    • Ako se bojite da će vam datoteke trebati ponovno, jednostavno ih premjestite u okvir ili mapu 'arhiva' organizirane po godinama. (To barem sprječava vaš glavni sustav datoteka da bude pretrpan zastarjelim dokumentima.)
  • Stvorite ponavljajući sastanak u kalendaru - možda prvi tjedan u novoj godini - kako biste izvršili masovno čišćenje datoteka.

Zašto to radi:

Odbacivanje starih datoteka održava vaš sustav čistim, organiziranim i relevantnim. Također vam štedi vrijeme za održavanje sustava u ispravnom stanju i pomaže vam u izbjegavanju rasipati vrijeme organiziranja datoteka nitko više nikada neće trebati.

Podijeli i osvoji

grupirani-sustav za arhiviranje

Ako su datoteke koje trebate organizirati relevantne samo za određene odjele, zamolite osobu u svakoj od tih grupa da organizira njihove datoteke dok stvarate sveobuhvatnu strukturu upravljanja datotekama.

Kako da:

  • Stvorite organizacijsku strukturu zasnovanu na odjelu, umjesto da koristite kategorije koje grupiraju datoteke na temelju sveobuhvatnih tema, poput financija ili ljudskih resursa.
  • Dijelite datoteke u skladu s tim.
  • Odnesite datoteke stručnjaku za predmet iz svakog odjela, po mogućnosti nekome koga poznajete i ima nevjerojatne organizacijske vještine. Zamolite ovog volontera da logično organizira datoteke i stvori ključ za vašu referencu.
  • Prikupite organizirane datoteke odjela i dodajte ih u svoj sveobuhvatni sustav.

Zašto to radi:

Pitajući ljude koji će razumjeti - i trebaju im pristupiti - datoteke da preuzmu dio procesa organiziranja, osiguravate da će vaš sustav raditi.

vježbe koje treba raditi sjedeći na poslu

Organizirajte datoteke na zidovima

Držače turpija montirajte točno na vaše zidove, umjesto da koristite ormar za knjige ili policu.

Kako da:

  • Uspostavite svoje organizacijske kategorije i definirajte koje vrste dokumenata spadaju u svaku kategoriju.
  • Postavite prostrane zidne držače u jedan od zajedničkih prostora vašeg ureda. (Nabavite atraktivne nositelje koji odgovaraju marki vaše tvrtke kako bi se ovaj napor udvostručio kao inicijativa za dizajn ureda.) Označite svakog nositelja prema glavnoj kategoriji, a zatim navedite koje vrste datoteka trebaju ići u svaku. Razmotrite kako zaposlenicima u nekoliko sekundi ili manje olakšati razumijevanje oznake.

Koje datoteke idu ovdje?

  • Računi
  • Računi
  • Zahtjevi za povrat
    • Pošaljite e-poštom svima u tvrtki da objasne vaš postupak. Umjesto da vam donose datoteke, ljudi ih mogu dodati pravo vlasnicima.
  • Po potrebi očistite datoteke jednom tjedno.

sustav podnošenja-na-zidu

Zašto to radi:

Uredske datoteke su kolektivni resursi, pa ima smisla da njihovo organiziranje bude kolektivna odgovornost. Iako možda imate ambiciozne planove za održavanje uredskog arhivskog ureda u savršeno organiziranom stanju, sve bi se moglo raspasti ako i kada budete zauzeti. Ovaj sustav osigurava da datoteke ostanu organizirane po kategorijama, umjesto da se gomilaju u slučajnoj hrpi.

Organizirajte po važnosti

Svatko tko je ikad pretraživao datoteke razumije goruću želju pronaći točno ono što vam treba, umjesto da pronađe 100 stvari koje vam nisu potrebne. Na primjer, pokušajte organizirati svoje uredske datoteke prema važnosti kako bi dohvat dokumenata bio ugodniji za sve.

Kako da:

  • Ispitajte zaposlenike i pitajte koje su uredske datoteke trebali pronaći ili pristupiti tijekom cijele godine. (Učinite ovo istraživanje obveznim i po potrebi potražite pomoć uprave za izvršenje.)

Prelistajte odgovore i grupirajte vrste datoteka u razine prema zahtjevima za pristup. (Gornja bi razina bila pet najčešće pristupanih vrsta datoteka prema vašoj anketi.)

igre ledolomaca za radne sastanke
  • Organizirajte svoj sustav, digitalni ili fizički, prema ovim kategorijama. Obavezno kategorizirajte i označite i poddatoteke. Na primjer, možete označiti datoteke najvišeg stupnja 'Ključne datoteke' i uključiti zasebne oznake za 'račune', 'ugovore' i 'rezultate ankete'.

Zašto to radi:

Svatko želi datotečni sustav koji kao da predviđa točno ono što traži. Organiziranjem vašeg sustava na temelju 'pravila većine', imate najbolje šanse za stvaranje datotečnog sustava koji zapravo pruža upravo ono što ljudima treba.

Planirajte redovitu organizaciju

Čak i najbolji sustav arhiviranja ureda neće ostati sam organiziran. Najbolje je to imati na umu i planirati odraditi malo posla održavajući sustav organiziranim na tjednoj bazi. Ponavljajući malo napora osjećat ćete se mnogo manje poraznim od pokušaja da odjednom očistite loše upravljane datoteke.

Kako da:

Postavite podsjetnik na kalendar koji se ponavlja i ne zaboravite da ovaj zadatak ostane svet. Zatražite pomoć nekih suradnika kako biste bili odgovorni i kako biste tjedni događaj učinili zabavnim. (Mogli biste uspostaviti i nagradu da povećate organizacijsku motivaciju.)

svakodnevno organiziranje datoteka

Zašto to radi:

Održavanje organiziranog sustava puno je realnije i upravljivije od organiziranja sustava od nule jednom godišnje.

igre ledolomaca za radne sastanke

Odvojite tekući posao od završenog posla

Ovaj genijalni savjet iz Umni alati pojednostavljuje cijeli sustav arhiviranja. I dalje možete organizirati datoteke za dovršene projekte, ali ako ih odvojite od datoteka povezanih s tekućim radom, pronalaženje datoteka učinit će mnogo bržim i učinkovitijim.

Kako da:

  • Zadržite bilo koju postojeću tehniku ​​kategorizacije koja vam je pomogla, ali dodajte dvije sveobuhvatne kategorije: 'Dovršeno' i 'U tijeku'.
  • Dodajte vremenske žigove ili oznake u datoteke grupe prema datumu završetka, očekivanom ili stvarnom.
  • U kalendar dodajte sve očekivane datume završetka kako biste znali kada je vrijeme za ulazak i organizaciju.

Zašto to radi:

Datoteke povezane s aktivnostima u tijeku logično su one kojima će ljudi trebati najviše pristupiti, a organiziranje sustava arhiviranja po hitnosti i učestalosti pristupa jedan je od najboljih načina da se osigura da vaš sustav arhiviranja bude savršeno praktičan, uz to što je učinkovit organizirano.

Tip bonusa: Pronađite način da organizaciju vašeg sustava arhiviranja učinite zabavnom ili barem izvodljivom. Možda to uključuje nabavku lijepih pomagala za organiziranje koje će vam posao učiniti ugodnim ili zapošljavanje suradnika koji će vam pomoći kako biste mogli dijeliti kvalitetne razgovore tijekom organizacijskih sesija.

Jednostavno pronađite način da zadatak organiziranja datoteka funkcionira za vas - to je najbolji način da se osigura da važan zadatak organiziranja datoteka ne postane strah.

Možete li ikad imati previše savjeta za organiziranje? Mi mislimo da ne! Podijelite svoje savjete u nastavku kako bismo svi mogli uživati ​​u super organiziranim uredima!

p.s. Mnogi od ovih savjeta dolazili su izravno iz naše Facebook grupe upravitelja ureda! Pogledajte koje grumenice mudrosti nudi naša zajednica i uskočite u razgovor. Pridružite se grupi ovdje.

Resursi za uredske upute