19 ideja za organizaciju ureda 2021. za najbolju produktivnost

shutterstock_1446074009

Što ako vam kažem da danas možete učiniti nešto što će povećati vašu učinkovitost, smanjiti svakodnevni stres i možda vas čak pripremiti za lijepu malu promociju?



Kratko na vremenu? Preuzmite ovaj popis u PDF-u . Jednostavno ga spremite na računalo za brzu upotrebu ili ispišite i podijelite s uredom.

Naše omiljene ideje za organizaciju ureda za najbolju produktivnost:

Znam, vjerojatno mislite: 'To je apsolutno ludo, Jeff. Gubi se odavde s onom vrećom vrelih gluposti. Tko vam je uopće dao ključeve bloga Dcbeacon ?? '

Valjano pitanje. Ispostavilo se da postoji nešto što provjerava sve te okvire i što je u potpunosti pod vašom kontrolom.



Organizira vaše radno okruženje. A mi okupljamo najbolje ideje za organizaciju radnog ureda!

Poslušaj me.

Organizirano radno okruženje ima puno više od vizualne privlačnosti. Za početak, pokazalo se da organizacija uredskih ureda uradi sam smanjuje stres.



Pojava nereda signalizira vašem mozgu da postoji dodatni posao. Kada se vaš mozak osjeća preopterećenim svim tim (stvarnim i opaženim) radom, to pokreće reakciju na stres. Organiziranje radnog prostora smanjuje učestalost reakcije na stres i daje osjećaj kontrole.

Uz to što će vam organiziranje pomoći postati učinkovitiji . Traženje datoteka na neorganiziranoj radnoj stanici samo troši vrijeme i čini vas manje učinkovitima.

Ako vam je cilj napredovati, ima dokazi za sugeriranje ta gužva smanjuje vaše šanse za sljedeću promociju, i jačanjem vaše učinkovitosti i stvaranjem pozitivnog dojma o vašim radnim navikama kod viših osoba.

SN_SwagBox_banner

Treba imati i kulturni argument za organizaciju ureda. Način na koji organizirate svoj ured utječe na ponašanje vašeg tima u tom prostoru, pa će vam strateško organiziranje ureda pomoći da stvorite kulturu tvrtke koju vaš tim treba za postizanje svojih ciljeva. Nadam se da počinjete uviđati snagu jednostavnih ideja za organizatore ureda.

Ako vam pomisao na preradu neurednog stola ili kretanje po uredskom namještaju lupa srce, ne uzrujavajte se moj neuredni amigo.

Sastavili smo najbolje ideje za uredsku organizaciju - ovo su trikovi, savjeti i hakovi koje koristimo ovdje na Dcbeacon ili koje rade druge tvrtke koje zaista volimo.

Budući da su obje vrste važne, uključili smo osobne organizacijske hakove i općenitije savjete za organizaciju ureda.

Sakrij žice

Od svih ideja o organizaciji radnog stola, ova nam mora biti najdraža. Sa svim monitorima, računalnim tornjevima, miševima, prijenosnicima, telefonima i punjačima koji krase tipični uredski stol, broj žica ispred nas može brzo izmaknuti kontroli.

zdrave rođendanske poslastice za posao

Budući da smanjenje vizualne gužve pomaže u smanjenju stresa, nužno je sakriti sve te neuredne žice. Ako vaš stol nema utor za njihovo skrivanje, pokušajte ih pomoću spojnica spojiti u grupe i maknuti s vidika.

uradi sam-dom-ured-organizacija-ideje-rasplinjavanje-kabeli-veziva-isječci-radni stol

(Preko Lifehack )

Uz napomenu, uštedjet ćete si i problema da uvijek lovite taj jedan kabel za koji se čini da uvijek pada iza vašeg stola u zemlju bez povratka.

Koristimo Jednostavni korektor kabela za zidne navlake Raceway Kit za poklopac kabela na Dcbeacon!

Budući da će vaš stol biti mjesto na kojem trebate povećati produktivnost, može vam biti spas za primjenu korisnih alata koji imaju moć održavati svaki pojedini radni stol u uredu organiziranim, zaštićenim robnom markom i izgledati uglađeno, kao i uredno .

Na Dcbeacon volimo alate za organizaciju na Swag.com koje skrivaju žice i smanjuju nered sa vjetrom žigosane ladice za stolove i organizatori stolova .

Swag-Bambus-Organizator

Jednom kada vaš stol bude usavršen i te neuredne žice sigurno odložite, zasitit ćete se da biste krenuli na posao i iskoristili dan!

Označi sve

Ako želite ostati organizirani, proizvođač etiketa trebao bi vam biti najbolji prijatelj.

Jednostavne stvari poput označavanja ormarića ne samo da će vam uštedjeti vrijeme i frustraciju, već će ograničiti broj prekida tijekom dana.

Ljudi će vas prestati pitati gdje je papir za pisač pet milijuna puta dnevno ako na desni ormarić ili ladicu zalijepite naljepnicu 'PRINTER PAPER'. (Ok, nekoliko suradnika vjerojatno još uvijek hoće.)

Ne zaustavljajte se na svom stolu, zaronite duboko u datoteke računala kako biste svoju produktivnost podigli na sljedeću razinu. Sortirajte svoje datoteke prema projektu i arhivirajte „konačnu“ u odnosu na „skicu“ verzije isporučenih materijala.

Za dodatnu avanturu nabavite mapu s pretinacom pristigle pošte. Preuzmi kontrolu s jednim od ovih 9 načina za sortiranje e-pošte .

Koristimo Dodaci za particije Fellowes, isječak, skupni paket od 20 na Dcbeacon!

Automatizirajte ponavljajuće zadatke

Pretpostavljam da postoji hrpa zadataka koje redovito obavljate i oduzimaju vam nesrazmjerno puno vremena.

Ako ste upravitelj ureda, možda ste zaduženi za obnavljanje zaliha uredski pribor , zakazivanje sastanaka ili prijava posjetitelja. Automatizacija ovih zadataka u biti ih skida s tanjura.

Dovraga, to je velik dio razloga zašto smo dizajnirali model članstva Dcbeacon na način na koji smo to učinili - da bismo vam uštedjeli vrijeme i muku oko pronalaska i naručivanja grickalica izvrsnog okusa svakog mjeseca.

DO sustav upravljanja posjetiteljima poput Greetly-a uzima puno tona posla od prijavljivanja posjetitelja, Kalendarski.ly praktički radi za vas raspored, a vi možete automatizirati dostavu uredskog materijala.

izaslanik

Softver za upravljanje zadacima poput ponedjeljak.com također olakšava automatizaciju tona drugih ponavljajućih funkcija.

Ponedjeljak Gif

Bonus: ako trebate automatizirati širi skup radnih tokova i aplikacija, uvijek se možete osloniti Integromat za dizanje teškog tereta. Ovaj je alat proizvođač produktivnosti i najbolji uvod u automatizaciju koji možete tamo dobiti.

Uradi sam naljepnice kabela

Jeste li ikad radili na važnom projektu kad vam odjednom monitor postane crn?

U početku, u panici, mislite da ste možda slomili računalo i zauvijek izgubili posao. Tada se sjetite kad je Jim niz prolaz nazvao IT jer mu je računalo bilo 'pokvareno', a kako se ispostavilo, jednostavno je bilo isključeno.

S tračkom nade za taj labavi utikač, uvučete se ispod radnog stola i otkrijete ono što bi najbolje moglo opisati kao kabelska džungla.

Izbjegavajte ovo vrijeme usisavanja tako što ćete napraviti DIY naljepnice za važne kabele u vašem životu.

Jednostavno hakiranje, upotrijebite traku u boji da biste razlikovali svoj monitor od grijača prostora vašeg susjeda.

(Jednostavno razmaknuto)

(Preko Jednostavno razmaknuto )

Druga mogućnost, kupite vlastiti šareni razvodnik . S vlastitom nekretninom neće biti zabune kad vaš računalni punjač misteriozno nestane jer ga je netko pogrešno uzeo za svoj.

Koristimo Dotz Cord ID Pro Sustav za identifikaciju kabela i kabela na Dcbeacon!

Idi bez papira

Evo jednostavnog načina da se riješite svih nasumičnih ostataka papira, neurednih bilježnica ili pogrešnih bilješki koje slijede toliko puno naših stolova - ostanite bez papira!

Aplikacije kao što su Evernote, Google Keep, Bear i gomila drugih čine vođenje bilježaka u oblaku super jednostavnim.

Evernote

Osobno sam prešao na Evernote prije otprilike dvije godine i ne mogu vjerovati da sam se toliko dugo služio olovkom i papirom. Evernote mi omogućuje brže bilježenje, sinkronizaciju bilješki na različitim uređajima, pristupiti im od kuće , i (najbolji dio IMO-a) pretražujem moje bilješke kako bih pronašao točne informacije koje su mi potrebne.

Alati poput Dropbox-a i Box-a bitni su kada je u pitanju smanjenje nereda na papiru i katastrofa. Spremanje i dijeljenje datoteka u oblaku pomoći će vašem uredu da smanji otpad od papira i, na vašu sreću, one trajne zastoje u pisaču.

Upotrijebite bilježnicu u stilu 'Daily Docket'

Ako vam je bez papira neugodno, pokušajte se prebaciti sa dosadnog starog popisa obveza na jastučić u stilu 'dnevni docket'.

Izuzetno jednostavan, intuitivan raspored dnevnika s dnevnim bilježnicama pomaže vam da u jednom mahu vizualizirate cijeli dan, istovremeno razdvajajući svoje poslove, zadatke, sastanke i bilješke.

Preporučujemo InkWell Press ’docket style jastučić .

jastučić za mastilo-docket-style

Ako ste više samostalni radnik, možete napraviti svoju bilježnicu u stilu doketa sa samo 4 zalihe. Pronađite besplatne naslovnice za ispis ovdje .

Za zabavu i kreativni uredski poklon , čak možete napraviti prilagođene stranice za svoje suradnike. Svakako uključite stvari koje uvijek uspiju zaboraviti, poput WiFi lozinke.

Iskoristite prostor na zidu u svoju korist

Ako sjedite u blizini zida ili visoke kabine, ne dopustite da taj prostor propadne. Pomoću nje oslobodite dragocjene nekretnine na svom stolu spremajući poštu, uredski materijal ili elektroniku na zid.

Ovo rješenje za pegboard izgleda cool i drži vam uredske potrepštine nadohvat ruke.

klin-ploča

(Preko Lifehack )

Police u obliku saća moderne su i funkcionalne te ih je prilično jednostavno izraditi sami. Evo na tutorial iz Boxy Colonial - ili ove ručno rađene police od saća iz Farmhousea .

Svidjelo nam se i ovo viseće rješenje za pohranu koje koristi reciklirane spremnike za dezinficirane maramice. Evo niza uputa. (Preko Neka to zavoli .)

Ako nemate prostora za stvaranje vlastite viseće ploče za uredski materijal, okupite se sa svojim timom i sastavite zajedničku kolekciju. Ne samo da će vam izrada ploče pomoći da se bolje upoznate, već možete i povezati svoje omiljene uredske potrepštine.

Stvorite DIY poštansku stanicu pomoću starih knjiga

Ova super slatka ideja dolazi od Beyond the Picket Fence. Nekoliko starih knjiga s tvrdim koricama, malo boje i ukrasne tkanine dovoljno je za stvaranje rješenja za poštu koje izgleda nevjerojatno i održava vas pri pameti.

uradi sam-postaja-2

(Preko Iza ograde za pikete )

Bez pošte koja pretrpava vaš stol, svoju ćete produktivnost podići na sljedeću razinu. Nadahnite članove svog tima da svojim novim mapama preuzmu kontrolu nad njihovom poštom i impresionirajte svog šefa ovim jednostavnim organizacijskim hakom. I to je jedna od onih ideja za zabavne organizatore stolova koje možete odmah napraviti.

Očistite svoj ormar s kućnim policama za palete

Najbolji način da oslobodite prostor u ormaru je da idete okomito. Police vam omogućuju učinkovito skladištenje grickalica, uredskog materijala ili neiskorištene tehnologije. Ali ne plaćajte najviši dolar. Možete koristiti vlastite rustikalne, a opet funkcionalne police s policama pomoću rabljenih paleta za pakiranje.

diy polica za palete

(Preko Ana White .)

Ili police za ubojice od starih cijevi i drva za industrijski izgled. Evo vodiča od Njegovano blaženstvo .

Koristite staru kutiju kao postolje za monitor

Ako je vaš ured sličan našem, dobit ćete stalni tok paketa. Preostale kutije mogu zauzeti puno prostora i teško ih se riješiti.

Sljedeći put kada pronađete kutiju hladnog izgleda, koja nije previše isprebijana, možete je koristiti kao brz i lagan stalak za monitor. Ne samo da će vam skinuti napor s vrata, već će poslužiti i kao hladna polica za vaše omiljene potrepštine na stolu.

Ako ga želite podići na sljedeću razinu, kutiju možete zamotati u ukrasni papir za omatanje ili je prekriti omiljenim naljepnicama.

Upotrijebite Self Storage na zahtjev

Ponekad imate hrpu stvari koje ne koristite samo zauzimajući prostor, ali izvlačenje svih onih starih stolova i one uredske viseće mreže (koja je u to vrijeme izgledala kao cool ideja) jednostavno nije izvedivo. Osim toga, nemate ih gdje smjestiti!

Uber-prikladna rješenja za samopohranu na zahtjev, poput Nered pobrini se za sve to umjesto tebe. Pokupe vaše stvari, spreme ih za vas izvan mjesta, a zatim ih vrate kad god vam zatrebaju.

Organizirajte svoju pristiglu poštu

Ludo je koliko vremena provodimo u e-pošti. Čak i ako je vaš fizički stol šaljiv, neuredan pretinac s pristiglom poštom može vas ostaviti podjednako preplavljenim.

Komplicirani sustavi označavanja doista nisu pravi put - oni obično samo stvore više posla za vas. Ako upotrebljavate Gmail, prebacite svoju pristiglu poštu na Prioritetni način , otkažite pretplatu, umjesto da izbrišete e-poštu biltena koja više ne pruža nikakvu vrijednost, i stvorite filtre za određene vrste e-adresa (poput onih s tonom primatelja).

Djelatnik Mailchimpa također je podijelio fantastičan sustav za obradu e-pošte koji ograničava vrijeme provedeno u vašoj pristigloj pošti. Umjesto trošenja tona vremena na označavanje svega, ova osoba označava bilo koju e-poštu koja zahtijeva radnju nepročitanom - sve ostalo arhivira se.

Pogledajte cijeli sustav ovdje .

I naravno, također možete smanjiti promet e-poštom koristeći Slack za unutarnju komunikaciju.

SN_SwagBox_banner

Koristite sustav izdavanja ulaznica za upravljanje ulaznim zahtjevima

Ovo je sjajan savjet za upravitelje ureda, IT stručnjake, administrativne pomoćnike ili bilo koga drugog čiji posao zahtijeva da pošalju tonu ulaznih zahtjeva.

ZenDesk je izvrsno rješenje za prodaju ulaznica koje vam pomaže ne samo pratiti sve ove dolazne zahtjeve, već vam pomaže i odgovoriti na njih na način koji ne prekida vaš radni postupak ili potpuno otima vaš dnevni raspored .

team building aktivnosti za odrasle

Ako plaćeni sustav poput ZenDeska nije opcija, evo DIY rješenja od Office Managera Megan.

megan-macfadgen-citat“Imam [proračunsku tablicu Excel] koju držim na mreži koju ažuriram.

Kad god mi netko pošalje e-mail tražeći da nešto učinim, stavit ću ga na taj popis. Postavio sam to kao zadatke koje imam.

Na vrhu imam zadatke koji su na čekanju. Imam zadatke koji se ponavljaju, kakav je njihov status, koji je zadatak, kakav je njihov status, kada su rokovi, tko je odgovoran, kome treba predati, a zatim imam zadatke koji su u tijeku . Sve je datirano.

Svaki tjedan napravim novi list kako bih se mogao vratiti kroz stare.

Pitanje je samo biti marljiv i ažurirati ga. Ono što također radim je da ću ispisati zahtjev za e-poštu s e-poštom i zadržati tu hrpu papira. Tada ću ga usporediti sa svojim popisom kako bih bio siguran da je tamo i da li je gotov. '

Preuzmite Meganin predložak ovdje (hvala, Megan!).

Napravite pregrade za ladice sa kutijama za žitarice

Stvorite savršeno mjesto za škare i traku skraćujući kutije sa žitaricama i prekrivajući ih filcem ili kontaktnim papirom. Ovaj jednostavan za izradu projekt izgleda sjajno i držat će nered daleko od vašeg stola.

Pripitomite nered na radnom stolu s donjom policom

Osjećate li kao da vam uvijek ponestaje prostora na stolu? Oslobodite neke od tih vrijednih kvadrata pomoću jednostavan i jeftin ispod police .

Spremite potrepštine za stol, ugrijte tipkajuće prste i ispružite te laktove. Ovim brzim rješenjem možete se baciti na posao bez brige o neugodnosti kucanja nečega o pod.

Ne postaje lakše od ovoga!

Izgradite uredsku knjižnicu

Ako ste poput nas, možda imate hrpu nasumičnih referentnih knjiga koje leže u nasumičnim konferencijskim dvoranama, a koje nitko zapravo ne gleda - uglavnom zato što ne znaju da su tamo!

Organizirajte ih u centralno smještenoj uredskoj knjižnici kako biste potaknuli ljude da ih stvarno otvore.

Potrebno je samo nekoliko polica, vaš pouzdan proizvođač etiketa (zvani najbolji prijatelj) i vi poslujete. Organizirajte prema temi, a zatim prema abecednom redu prema autoru.

Stavite svoje stolove na kotače

Evo cool trika iz startup svijeta. Instalirajte kotačiće na dno stolova kako biste olakšali uređivanje ureda za nekoliko minuta.

Koja je prednost? Sposobnost rekonfiguracije daje vašem timu (ili tvrtki) određeni stupanj fleksibilnosti koja potiče suradnju i nadahnjuje kreativnost.

Spremite račune u masonsku posudu

Koliko puta ste morali nešto vratiti, obraditi trošak ili se registrirati za jamstvo - kad biste barem mogli pronaći račun!

Primanja u papiru i dalje su stvarnost za mnoga poduzeća. Čuvajte ih na sigurnom, ali stavite ih u zidanu posudu.

Ako je to malo previše analogno, krenite digitalno. Koristite aplikacije za praćenje troškova poput Složiti se i nikad se više ne brinite da ćete izgubiti račun. Ili možete početi smanjivati ​​račune pomoću a virtualna kreditna kartica za dokumentiranje mrežne potrošnje.

Koristite ovu magnetsku kako biste izbjegli posuđe u sudoperu

Koliko je frustrirajuće kad se posuđe nagomila u uredskom sudoperu ... unatoč prisutnosti uredske perilice posuđa! Neugledno posuđe u sudoperu ostavlja posjetiteljima dojam da vaše poslovanje NIJE OZBILJNO.

Srećom postoji lako rješenje. Najčešće se nakupljanje posuđa dogodi jer ljudi ne shvaćaju da je perilica posuđa ili prljava i da još nije bila pokrenuta, ili je čista i treba je isprazniti. Ovaj magnetski znak od dadilje dish govori vašem uredu što treba poduzeti.

Uz napomenu, GDJE IDU SVE VILJUŠKE ??? Ozbiljno, vode li ih ljudi kući? Bacaju li ih slučajno? Postoji li crno tržište srebrnog posuđa za koje ja ne znam? Postoje li patuljci za pribor za jelo koji kradu vilice iz nesumnjivih ureda?

GDJE. JESU. THE. VILJUŠKE. NAROD.

Declutter

ured-organizacija-nered

Organiziranje stvari zahtijeva vrijeme. Započnite bilo koju organizacijsku inicijativu prvo razdvajanjem svega što planirate organizirati. To vas sprječava da gubite vrijeme na organiziranje stvari koje nećete koristiti. Također osigurava da će vaša konačna organizacijska shema biti što korisnija jer ćete organizirati samo ono što stvarno trebate.

Možda mislite: 'Naravno da mi treba sve što planiram organizirati!' Čak i ako je to istina, još uvijek ne škodi sve ispitati samo da bismo bili sigurni. Svi imamo impuls da zadržimo stvari, ponekad i sve. Napokon, nikad ne znamo kada bismo ih mogli ponovno upotrijebiti. Odvojite sekundu kako biste bili sigurni da ste zadovoljni svojim dizajn ureda a zatim poduzeti potrebne korake za organizaciju.

Obratite posebnu pozornost na dvostruke predmete i predmete s dvostrukim funkcijama. Na primjer, imate li 3 olovke, 2 tradicionalne olovke, 2 mehaničke olovke i možda šarenu gel olovku? Odaberite samo 1 ili 2 pribora za pisanje, a ostatak donirajte.

Savjet:

Bacanje korisnih predmeta je rastrošno. Svakako donirajte ili zamijenite funkcionalne predmete koji vam više nisu potrebni u vašem radnom prostoru. Razmislite o postavljanju 'zamjene ureda' u kutu kuhinje ili sobe za odmor. Svatko može pokazati odbacivanje koje želi pripremiti. Ljudi koji ih istinski trebaju mogu ih ugrabiti.

Također možete surađivati ​​sa svojim suradnicima na organiziranju mjesečne donacije GoodWill-a. Navedite mjesto za hrpu odlagališta i neka jedan dobrovoljac dostavlja kutiju za donacije na kraju svakog mjeseca.

Ako se doista ne možete rastati od nekih svojih predmeta, razmislite o tome da ih stavite u kutiju i pohranite tu kutiju na mjesto koje vam je potpuno zaklonjeno. To će spriječiti da predmeti pretrpaju vaš radni prostor i spriječit ćete da osjetite vrckavost rastanka sa stvarima koje ne želite pustiti.

Stvorite 'pad za slijetanje'

Odredite odjeljak svog stola kao 'slijetalicu'. Označite područje pomoću ukrasne prostirke, daske za rezanje ili ladice. Možete čak stvoriti i obrub pomoću neke ukrasne trake za washi ili patke.

Pogledajte svoj 'pad za slijetanje'. Od sada je ovo jedino mjesto na cijelom vašem stolu na koje smijete stavljati stvari. Sve ostalo ostaje u ladici ili ormariću. Ostatak vašeg radnog stola ostaje netaknut, neokaljan ni olovkom ni mobitelom.

Kad je jastuk za slijetanje pun, vrijeme je da stvari vratite tamo gdje im je mjesto prije nego što izbacite još predmeta.

To bi se moglo činiti ekstremnim, ali često nered pređe iz neprimjetnog u nenadzoran kad izvučemo naviku odlaganja stvari. Držanje nečega na radnom stolu koje upotrebljavate samo jednom tjedno ili čak jednom dnevno neće 'ubrzati vaš tijek rada'. Zasutit će vam stol.

Napravite ljepljivu bilješku 'detox'

ured-organizacija-ideje-ljepljive bilješke

Volimo ljepljive bilješke jednako kao i svi ostali, ali ponekad se zna dogoditi da ih zlostavljamo. Osjećaj da zgrabite ljepljivu notu i zapišete nešto, osjeća se toliko prirodno da je lako razumjeti zašto postajemo žrtvama „nereda u ljepljivim notama“, kaosa koji osjećate kad na monitoru zalijepite 12 ljepljivih bilješki umjesto jedne jednostavne cjelovite popis stranica.

Odmorite se od ljepljivih bilješki da biste završili ciklus nereda. Vratite se ljepljivima kad budete spremni posvetiti se upotrebi samo nekoliko njih svaki dan. Vaš će se radni prostor osjećati manje pretrpan, a ljepljive ćete bilješke cijeniti više nego ikad.

Koristite prozirne kante

Ponekad podsvjesno izbjegavamo odlagati stvari jer se bojimo da bismo mogli zaboraviti kamo smo ih stavili. (Imajte na umu da tada niste mogli pronaći neke važne bilješke sa sastanka jer ste stavili svoje plava prijenosno računalo daleko i niste ga mogli pronaći?)

Organizirajte predmete u prozirne kante kako biste smanjili nered, a stvari zadržali vizualno dostupnima kao što bi bilo da su uredno izložene na vašem stolu.

Jeste li majstor za uredske savjete i trikove? Što nedostaje našem popisu? Javite nam u komentarima! (Ali neka bude organizirano.)

Želite li se držati ovih ideja? Preuzmite ovaj popis u PDF-u . Jednostavno ga spremite na računalo za brzu upotrebu ili ispišite i podijelite s uredom.

Resursi za uredske upute