16 neporecivih vještina najboljih administrativnih pomoćnika 2021. godine

sn_2017_stateofoffice_report_cover_v4_indd

Zvjezdani administrativni pomoćnik može biti tajno oružje tvrtke.



'Administrativni pomoćnik' nekada je bio sinonim za stvari poput raspoređivanja, vođenja knjiga i organiziranja putovanja. Danas nije tako .

Iako su ove funkcije još uvijek važan dio posla, današnji administratori imaju puno više zadataka. Administratori često preuzimaju front-line strateške funkcije koje se tradicionalno prebacuju u HR ili operacije - poput stvari ukrcavanje novih zaposlenika i planiranje događaja.

Moderni administratori također često imaju zadatak upravljati i vlastitom kulturom i kulturom udaljenih tvrtki putem softver za prepoznavanje zaposlenika Kao Skupština - što je besplatno.



Sve više i više, održavanje pozitivne uredske kulture presudno je za zapošljavanje i zadržavanje vrhunskih talenata, angažiranje zaposlenika i nadahnjujući ih da daju sve od sebe. Administrator tvrtke vrlo je često zadužen za odgovornosti povezane s kulturom, poput planiranja izvan web mjesta, upravljanja pogodnosti poput uredskih grickalica i općenito održavanje uredske vibracije.

Kad je riječ o tome, od administratora se očekuje da sve odvija bez problema, bez obzira na sve što je potrebno. Mislite na njih nekako poput 'uslužnog igrača' u bejzbolu. Oni su Jacks-and-Jills-of-all-trades, za koje se očekuje da će nastupiti na visokoj razini u toni različitih situacija.

(- Završite više s tim Asistent - prvi besplatni tjedni bilten koji pomoćnici izrađuju za pomoćnike.)



vježbe za stolom

Stoga ima smisla da današnji administratori trebaju širok spektar vještina kako bi uspjeli u ovoj izazovnoj ulozi.

Ali koji je to popis administrativnih vještina? A što razdvaja dobre administratore od velikih? Koje biste ideje za profesionalni razvoj za administrativne pomoćnike trebali slijediti?

Upravo smo to pitali našu zajednicu administratora rockstar-a. Evo vještina za administrativnog pomoćnika koji stvarno plaća račune.

Nedavno smo anketirali preko 1.273 izvršnih pomoćnika u našoj Facebook grupi State of Executive Assistant i ustanovili to ponedjeljak.com je bio njihov omiljeni alat za produktivnost koji su koristili.

Sadržaj

1. Poznavanje svih resursa

Kad ste administrativni pomoćnik, svi uvijek računaju na to da ćete imati rješenje za svaki problem ili alat koji ćete koristiti za sve potrebe.

Izdvojeni administratori ostaju ispred zahtjeva držeći bazu podataka ili Excel datoteku korisnih alata i resursa za otvaranje.

Pokrenite svoj vlastiti popis s nekim od naših omiljenih administratorskih 'tajnih oružja'.

Asistent : Smatrajte ovaj freemium tjedni bilten vašim prečacem do znanja o svim resursima, uključujući korisni softver i tehnologiju koja štedi vrijeme. Budite u toku s pregledom resursa koji vam se dostavljaju na srebrnom pladnju (inače lijepo oblikovanoj e-pošti) svaki tjedan. Prijavite se besplatno ovdje!

Ostali korisni izvori:

2. Kreativno rješavanje problema

Ako želite naučiti kako biti dobar administrativni pomoćnik 2021. godine, rješavanje problema trebalo bi biti u vašem alatu. Budući da je glavna administratorska odgovornost držati stvari na mjestu, rješavanje problema je prijeko potrebna vještina. Uz daljinski rad i fleksibilne rasporede u porastu, današnje moderno radno mjesto zahtijeva novu vrstu kreativnog razmišljanja kako bi sve funkcioniralo bez problema.

Chelsea Hnat, izvršna pomoćnica izvršne direktorice za unapređenje žena rukovoditeljica, govori nam zašto:

chelsea-hnat„Administrativni pomoćnici u jedinstvenoj su poziciji da budu polimatori - oni znaju o toliko različitih aspekata svog radnog okruženja i na njih se gleda kao na rješenje za rješavanje problema.

Što su više u stanju učinkovito rješavati probleme, to više postaju vrijedniji na svom položaju jer održavaju da se sve kreće glatko. '

kako organizirati noć virtualne igre

Kreativnost i sposobnost improvizacije, prema Hnatu, nužan je dio jednadžbe u tvrtkama bilo koje veličine.

chelsea-hnat'Vidim to i u malim i u velikim tvrtkama, ali u maloj tvrtki poput moje utjecaj ovih administrativnih vještina je monumentalan i zaista vas primjećuje.'

3. Ispravan bonton

Administratori se svakodnevno sučeljavaju s ljudima. Svakakvi ljudi.

Poput upravitelja ureda , Administratori su jedan od rijetkih ljudi u tvrtki (osim možda izvršnog direktora ili starijeg osoblja) koji se bave zaposlenicima na svim razinama.

Naravno, ovo nije ograničeno na interne interakcije. Uloga administratora gotovo je uvijek okrenuta prema naprijed. Ako ste administrator, često ste vratar odjela ili rukovoditelja, obrađujete dolazne pozive, obraćate se dobavljačima ili razgovarate izravno s izvršnim osobama na visokoj razini u drugim tvrtkama.

Zbog toga su dobri maniri i bonton toliko važni. Admin Elizabeth White-Peters objašnjava, govoreći nam da su maniri 'izgubljena umjetnost koja vodi čovjeka kroz mnoge izazovne okolnosti.'

Prema White-Petersu, jedna od tajni svladavanja umjetnosti manira je u slušanju. Ona kaže,

online team building igre besplatne

elizabeth-white-peters'[A] rockstar [admin] sluša ne samo riječi, već ton i govor tijela kako bi čitao između redaka.'

Evo primjera što ona znači:

elizabeth-white-peters“Telefon zazvoni. To je otežani glas koji zahtijeva razgovor s upraviteljem. Iako se smiješi i pristojan je, admin brzo procijeni situaciju. Na temelju kulture tvrtke moglo bi se odvijati nekoliko radnji: netko bi mogao zabilježiti i uvjeriti pozivatelja da će se proslijediti, mogao bi ga staviti na čekanje i odrediti kako prekinuti menadžera / prenijeti poziv, ili pokušati riješiti problem izravno.

Slušajući jezik i ton možete odrediti koje radnje poduzeti. Svakim korakom uljudne komunikacije povećava se mogućnost rješavanja situacije do najboljih rezultata za pozivatelja i menadžera.

‘Molim’ i ‘hvala’ primijetit će oboje. S iskustvom, administrator će od upravitelja naučiti što je dobro funkcioniralo, a time i znati kako postupiti za sljedeću pojavu. '

Ispostavilo se da administratori trebaju visok emocionalni IQ i sposobnost čitanja ljudi i reagiranja u skladu s tim.

Četiri. Emocionalna inteligencija

Emocionalna inteligencija odnosi se na sposobnost razumijevanja, pa čak i utjecaja na emocije u nama samima i drugima. Najuspješniji administratori imaju emocionalnu inteligenciju u loptama. Evo zašto:

  • Emocionalna inteligencija olakšava rad s ljudima. Administratori prilagođeni osjećajima drugih postižu bolje rezultate pregovorima i drugim interakcijama. Emocionalna inteligencija rezultira boljim ishodima u radu sa svim ljudima i svim situacijama, što ju čini obaveznom vještinom za administratore koji moraju zahtijevati posao, obavljati posao i pregovarati oko raditi s tonama ljudi.
  • Emocionalna inteligencija pomaže ljudima da upravljaju osjećajima drugih. Ova sposobnost čitanja ljudi pomaže Adminsu da predvidi potrebe šefova i drugih ključnih suradnika. Na primjer, pogađanje da je šef nezadovoljan izvještajem daje ambicioznom administratoru priliku da stekne naklonost preusmjeravanjem ili preoblikovanjem razgovora.
  • Emocionalna inteligencija olakšava rješavanje sukoba. Razumijevanje emocije olakšavaju suočavanje s osjećajima, čak i negativnim. A znati kako se nositi s osjećajima daje Adminsu alate za rješavanje svakog sukoba.
  • Emocionalna inteligencija olakšava upravljanje stresom. Emocionalno inteligentni administratori mogu prepoznati znakove vlastitog stresa i shvatiti da je vrijeme za pauzu za meditaciju.

5. Predviđanje i predviđanje

Najboljim administratorima ne treba reći što učiniti. Oni predviđaju rješenje prije nego što problem uopće postane problem. Ovi administratori postaju od super pomoći da postanu prijeko potrebni, tajni šefovi oružja jednostavno ne mogu živjeti bez njih.

Kelly Todd započela je karijeru kao EA, podržavajući dva izvršna djelatnika u produkcijskoj kući sa sjedištem u HGTV-u. U njezinim je mislima upravo njezina sposobnost predviđanja doista zasjala.

kelly-todd-citat“Pažnja na detalje zaista će vas odvesti daleko jer ovi izvršitelji zahtijevaju savršenstvo, a koliko god lijepi mogli, žele da se stvari rade kako treba, a vaš posao ... je olakšati im život.

Ako možete ostati na korak ispred šefa, poput: ‘Pobrinuo sam se da vam preuzmem ovu rezervaciju jer na kalendaru vidim da ste blokirani.’

To iščekivanje i takva vrsta spremnosti iznad njih zaista će vas istaknuti prema njima ...

[Administrator] može biti najbolji prijatelj Execa i ako razmišljaju korak ispred sebe, istaknut ćete se. '

Chelsea Hnat slaže se:

chelsea-hnat'Budući da njihov rad uključuje toliko različitih aspekata unutar tvrtke, oni imaju različitu sposobnost predviđanja potencijalnih izazova i ishoda.'

6. Višezadaćnost

U prošlosti smo to tvrdili multitasking je mit koji uništava produktivnost . Naš mozak nije povezan za obavljanje više zadataka odjednom, pa je najbolja strategija davanje prioriteta i nokautiranje jednog po jednog.

Preporučujemo upotrebu softvera poput ponedjeljak.com za stvaranje, praćenje i nadgledanje vaših svakodnevnih zadataka. Postoji besplatna proba za koju se možete prijaviti ovdje .

I premda je ovo u velikoj mjeri točno - na primjer, ne biste trebali pokušavati napisati financijski model dok ste na prodajnom pozivu - neke od administrativnih temeljnih odgovornosti zahtijevaju da istovremeno izvršavaju zadatke.

To je zato što pored većih, strateškijih odgovornosti, zadaci poput arhiviranja ili zakazivanja i dalje često padaju na administratore. Mogućnost da se to brzo ili istovremeno izvrši velika je prednost. Najbolji administratori to čine bez napora.

kako napraviti noć virtualne igre

Stephanie Merritt, administrativna pomoćnica u Bonitzu, objašnjava:

stephanie-merritt„Vrhunska vještina administrativnog asistenta je sposobnost višestrukog zadatka. Znam da se obično odvija nekoliko stvari istodobno i moram biti u stanju oba raditi istovremeno.

Na primjer: moram napraviti hotelske sobe za naše kooperante, dok telefoniram, mogu odgovarati na e-poštu ili završiti neke papire. '

7. Prilagodljivost

Kao što smo već primijetili, odgovornosti administratora na popisu su široke i raznolike. To često znači da se možete zaustaviti i usmjeriti prema potpuno nepovezanom projektu. Stvari se brzo mijenjaju, a najbolji administratori mogu s lakoćom reagirati i prilagoditi se.

dobri božićni pokloni za zaposlenike

Na primjer, ako šef iznenada otkrije spontano putovanje koje će je poslati iz ureda u sljedeća dva tjedna, njezin administrator treba krenuti u akciju, očistiti svoj raspored istodobno učinkovito komunicirajući sa svim pogođenim stranama kako bi izbjegao povrijeđene osjećaje i modrice ega . U ovoj situaciji nema vremena za stres i provodi sate odlučujući što učiniti.

Evo Merritta da opet objasni:

stephanie-merritt“Druga vrhunska vještina bila bi mogućnost da na trenutak promijenite ono na čemu radite. Mogu biti usred nečega, a šef uđe i kaže da mu sada nešto treba, moram zaustaviti ono što radim i učiniti ono što je tražio od mene, a zatim se vratiti na ono što sam radio prije nego što je došao da me vidi. '

To je ključna stvar - ne radi se samo o brzom mijenjanju zadataka, već o tome da se možete vratiti na pravi put nakon što se vratite natrag. Napokon, Admin vrlo malo čini što nije važno.

8. Pedantna organizacija

Možda se čini nimalo pametno, ali to je super važno. Kada radite na toni različitih projekata, nemate vremena gubiti dupliciranje posla zbog nedostatka organizacije. Osim toga, organizacija pomaže u smanjenju stresa, a također zaustavlja važan posao da 'padne kroz pukotine' i doslovno i figurativno.

Što se tiče načina na koji se organizirate, Stephanie Merritt tvrdi da postoji samo jedno pravilo - što god vam odgovara:

stephanie-merritt“Niti dvoje ljudi ne rade isto. Volim završiti projekt prije nego što započnem s drugim. Ali to nije uvijek moguće, pa moram imati podsjetnike koji će mi reći da završim prvi projekt na kojem sam radio.

Svatko ima svoje organizacijske vještine i zna što mu najbolje odgovara. Ja sam vidljiva osoba. Puno se služim kalendarom. Imam i stvari na podu kako bih mogao pratiti sve.

Jedna djevojka s kojom radim koristi stogove na svom stolu kako bi bila sigurna da je ono na čemu radi gotovo. '

Bez obzira na vašu metodu, organizacija je definitivno administratorska vještina koju morate imati.

(- Završite više s tim Asistent - prvi besplatni tjedni bilten koji pomoćnici izrađuju za pomoćnike.)

virtualne team building igre / aktivnosti

9. Imati 'srce sluge'

Prvo je stvorio Robert Greenleaf, izraz ' sluga-vođa ”Se nedavno probio u leksikon upravljanja. Odnosi se na stil vođenja koji dobrobit drugih stavlja na prvo mjesto. U praksi to znači usredotočiti se na osobni i profesionalni razvoj i promatrati nečiju glavnu odgovornost da se podrži uspjeh nečijeg tima.

Ova ideja 'usluge' jednako je važna u ulozi administratora kao i u ulozi voditelja.

valerie-gomez'Ovo je veoma važno. Izvršni ili administrativni pomoćnik rockstara ŽELI služiti svom vođi - bez obzira je li zadatak velik ili mali. Snažni administrator zna da će, pomažući u postizanju ciljeva svog šefa, postići svoje vlastite. '

-Valerie Gomez, administrativna asistentica u ADP-u

Veliki administratori su nesebični i znaju da njihova spremnost za ulazak u tim pomaže osigurati i njihov i njihov uspjeh.

10. Snalažljivost

Sposobnost improvizacije, razmišljanja na nogama i smišljanja rješenja muhe jedna je od najvažnijih osobina koje administrator može pokupiti. Valerie Gomez objašnjava zašto:

valerie-gomez“Još nisam uskladio događaj koji se odvija bez problema, bez obzira na to koliko pedantno planiram. Postoji li promjena broja zaposlenika u posljednjem trenutku za koju ste već planirali ili sistemska greška na zaslonu monitora 5 minuta prije nego što je planirano da prezentacija vašeg šefa krene uživo.

Morate znati razmišljati na nogama - bez obzira na problem, administrator rockstar-a naći će rješenje! '

Elizabeth White-Peters slaže se da je snalažljivost ključna osobina, rekavši,

elizabeth-white-peters„AA vidim kao korporativne MacGyverove (sjećate li se emisije iz 90-ih?) Koji imaju ruku u svemu, sposobni su kreativno rješavati probleme i sposobni su rano postaviti prava pitanja kako bi spriječili bilo kakve praznine u projekti ili neočekivani izazovi. '

11. Grit

Svi smo upoznati s Murphyjevim zakonom - sve što može poći po zlu, poći će po zlu.

Pa, poslovni svijet nije imun - daleko od toga. Svatko tko je ikad vodio projekt zna da su izazovi neizbježni.

Isto vrijedi i za ulogu administratora. U jednom će trenutku stvari krenuti postrani. Poslužitelji padaju, telefonski sustavi propadaju, dobavljači se raspadaju, letovi se otkazuju, ljudi daju otkaz.

Ovdje se ne radi samo o snalažljivosti. Radi se o tome da budete dovoljno jaki da se suprotstavite bilo kojoj situaciji. Rockstar Admin se ne ruši pod pritiskom. Oni najbolji ustraju, prilagode se i završe posao. To je istinski pijesak.

Evo kako administratori mogu kultivirati istinski pijesak, koji se ponekad naziva i elastičnost:

  • Druženje sa suradnicima. Druženjem se oslobađa oksitocin, što smanjuje osjetljivost na stres.
  • Traženje savjeta. Ponekad je različita perspektiva sve što trebamo proći kroz teška vremena.
  • Fokusiranje na razmišljanje. Ljudi mogu kontrolirati samo leću kroz koju vide svijet, ali mogu promijeniti svoja gledišta s negativnih na pozitivna jednostavnom promjenom perspektive.

12. Učinkovita komunikacija

Ne postoji vrsta komunikacije koju administratori ne dodiruju. Moraju biti pametni u telefonu, pisati dobre e-mailove i projicirati samopouzdanje kad razgovaraju sa zaposlenicima na svim razinama licem u lice. Često moraju pisati komunikacije za cijelu tvrtku ili čak sastaviti vizualne prezentacije u ime svog šefa.

Bez obzira koji je medij, njihova komunikacija mora biti jasna , izravno i sažeto. To se posebno odnosi na administratore koji usko surađuju s rukovoditeljima. Izvršni direktori i drugi visoki čelnici ne žele rastavljati, trljati ili bilo koju drugu vrstu trčanja - oni to žele učinkovita komunikacija to je točno na stvar.

Učenje najučinkovitijeg načina za to pomaže razdvajanju dobrih administratora od velikih.

Usluge virtualnog asistenta i Administratori koji žele izoštriti komunikacijske vještine mogu zatražiti pomoć prijatelja za pregled. Ova je osoba spremna pružiti joj pomoć ležeran povratne informacije o skriptama licem u lice, e-porukama i bilo čemu drugom. Ne provode dubinski pregled; oni jednostavno određuju područja koja jednostavno nemaju smisla.

Čak i nakon samo nekoliko krugova pregleda, administratori će vidjeti različite putove za povećanje jasnoće u svojim komunikacijama.

13. Tehnička pamet

Administratori i tehnologija ovih dana nekako idu ruku pod ruku. To više nije samo e-pošta - od administratora se očekuje da budu iskusni u širokom rasponu integriranih aplikacija i platformi.

vježbe za raditi u uredu

Govorimo o komunikacijskim aplikacijama poput Slacka, kalendarskim sustavima poput Kalendarski , sustavi naplate, platforme za rezervaciju putovanja, HR sustavi poput TriNet , ili softver za angažiranje zaposlenika poput Kvantno radno mjesto , 15Pet ili TINIimpuls . (Pročitajte strašan vodič za Quantum Workplace za kupnja softvera za angažiranje zaposlenika .)

To je puno tehnologije.

Kad stvari krenu po zlu, ne možete se uvijek osloniti na IT osoblje. Zapravo, u manjim tvrtkama Admin bi zapravo mogao biti defacto tehničar ili prijatelj. Ako možete ponovno pokrenuti srušeno računalo, ace a test kritičkog mišljenja , objavite post na blogu u WordPressu, ili čak samo ponovno pokrenite internet, već ste se popeli u Admin Game.

Pa kako administratori mogu ispolirati svoju tehnološku pamet? Oni mogu započeti tako što će napraviti popis često korištene tehnologije i utvrditi koji su alati najmanje ugodni za njih. Nakon toga vježbanje postaje savršeno. Preporučujemo da blokirate sat vremena svaki dan za eksperimentiranje s različitim tehnologijama, upoznavanje sustava i pregledavanje alata ' Pomozite i Zajednica stranice. Mnoge od ovih stranica imaju riznice resursa koje većina ljudi nikada niti ne traži; neke stranice čak imaju 24/7 chat sučelja ili telefonske linije koje vode tehnološki stručnjaci koji mogu odgovoriti na bilo koje pitanje. Kad se pojavi sljedeća velika tehnička poteškoća, veliko rješenje može biti lako kao znati kamo ići i brzo potražiti pomoć.

14. Veliko razmišljanje o slici

Pouzdani administratori često su de facto savjetnici višeg rukovodstva. Oni mogu poslužiti kao zvučna ploča za nove ideje, predlaganje novih procesa ili čak vaganje odluka o zapošljavanju.

Najbolji administratori pružaju dragocjen uvid davanjem preporuka na temelju razumijevanja poslovanja tvrtke i njene kulture. Znanje o razmišljanju o stvarima u kontekstu veće cjeline je presudno.

Razmišljanje široke slike možda zvuči kao nešto što je najbolje prepustiti vizionarima svijeta, ali u istini, svatko može njegovati sposobnost razmišljanja unaprijed. Razmislite o vožnji. Dobra obrambena vožnja uključuje skeniranje unaprijed kako biste vidjeli kamo vas put vodi. Ista se tehnika odnosi na apstraktne koncepte, poput ciljeva tvrtke. Kojim putem krčite svoju tvrtku svojim akcijama koje danas poduzimate? S kojim preprekama se očekujete suočiti? Jednom kada možete vizualizirati te stvari, možete se pripremiti za njih.

15. Pozornost na detalje

Ako je razmišljanje velike slike važno, naopako je također istina. Pojedinosti su važne u radu administratora, a njihovo pažljivo oko je neophodno.

Razmislite - puno toga što administrator radi relativno su visoki ulozi. Ako taj izvršni direktor ne dobijete na letu, možda neće moći zatvoriti sljedeći krug financiranja koji je vašoj tvrtki potreban da bi svjetla ostala upaljena.

Ako ne dobijete finog prodavača na vrijeme i za pravi iznos, mogao bi se okrenuti i tužiti vašu tvrtku. Ili najgore od svega ... zbog vaše pogrešne pogreške vaš bi šef mogao izgledati loše.

Kontrola kvalitete kada su detalji u pitanju velika je prednost svakog administratora.

16. Određivanje prioriteta

Kroz umijeće određivanja prioriteta, administratori mogu popis obveza pretvoriti u popis neprocjenjivih postignuća. Sposobnost razlikovanja između „zadataka kritičnih za misiju“ i „zadataka koji mogu čekati“ pokazuje besprijekornu prosudbu, vodstvene vještine i usklađenost s vrijednostima tvrtke. Najbolje od svega je što prioriteti pokazuju kompetentnost, potičući povjerenje vođa koji su oduševljeni što ne moraju držati ruke.

Određivanje prioriteta također bi moglo biti ključ za zadržavanje smirenosti dok se nalazite pred popisom zadataka koji se množi sekundom. Nedostatak fokusa u tim situacijama dovodi do panike, a panika ubija produktivnost. Ulazak u nekoliko kritičnih zadataka i postavljanje trivijalnih zadataka drži se prioritetnog tijeka rada istovremeno smanjujući stres zbog pokušaja da se sve završi.

aktivnost razbijanja leda za posao

Administratori mogu poboljšati vještine određivanja prioriteta pažljivim slušanjem tijekom sastanaka i povremenih razgovora kako bi upili kontekst različitih zadataka i bolje procijenili njihovu važnost. Također preporučujemo da pregledate popis obveza i pitate: 'Što to utječe?' Uskoro će se pojaviti pravi prioriteti.

(- Završite više s tim Asistent - prvi besplatni tjedni bilten koji pomoćnici izrađuju za pomoćnike.)

Nadamo se da ćete naučiti kako razviti vještine administrativnog pomoćnika koji će vas odvesti na sljedeću razinu! Pa što kažeš ti? Smatrate li se legendarnim administratorom? Koji su vaši omiljeni savjeti i trikovi za pomoćnike u administraciji? Ne budite sramežljivi, javite nam u komentarima ispod.